7 conseils pour vous faire remplacer avec fruit par un étudiant

7 conseils pour vous faire remplacer avec fruit par un étudiant Article
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Vous partez en vacances et vous voulez éviter que le travail s’accumule entre-temps ? Grâce à ces conseils, faites-vous remplacer avec fruit par un étudiant.

Vous les attendez avec impatience ces vacances bien méritées, mais vous appréhendez le travail supplémentaire qui s’accumulera pendant votre absence ? Laissez votre étudiant assumer vos tâches les plus importantes afin que vous puissiez recharger vos batteries en toute sérénité. Grâce à ces conseils, faites-vous remplacer avec fruit et évitez le stress consécutif à ces vacances reposantes.    
 

1.    Etablissez un planning détaillé

Faites la liste de vos activités quotidiennes et vérifiez quelles tâches votre étudiant est capable d’assumer pendant vos vacances. Faites un résumé clair pouvant lui servir de base pendant votre absence, avec chaque jour un inventaire chronologique et détaillé des différentes tâches. Ne vous contentez par exemple pas d’un simple « contrôler le courrier » mais décrivez également précisément ce qui doit être fait avec ce courrier.
 

2.    Ne partez pas du principe qu’il/elle sait déjà tout

Un étudiant a peu, voire pas, d’expérience professionnelle. Bon nombre de choses qui vous paraissent évidentes ne le sont pas pour quelqu’un qui étudie encore. Ne partez donc pas du principe qu’il est habitué au langage de bureau tel qu’asap, con call ou débriefing et qu’un étudiant sait que vous devez utiliser le champ BCC lorsque vous envoyez un mailing externe. Mieux vaut donc donner trop d’informations que pas assez, offrez-lui l’opportunité de poser des questions et prenez tranquillement le temps de répondre à ces questions.
 

3.    Donnez à votre étudiant le temps de s’adapter

Une période d’adaptation d’une journée est le minimum requis si vous voulez que votre étudiant assume facilement toutes vos tâches. Prévoyez de préférence un jour ou deux : un jour pour guider l’étudiant et lui expliquer en toute sérénité ce qu’on attend de lui et un jour pour que l’étudiant se mette véritablement au travail – sous votre supervision. Vous lui donnez ainsi une confiance suffisante pour travailler de manière autonome même lorsque vous n’êtes pas là.
 

4.   Désignez une personne chargée de la supervision

N’abandonnez pas votre étudiant à son sort pendant votre absence, désignez une personne chargée de sa supervision pendant cette période et qui est en mesure de répondre aux questions urgentes. Une situation imprévisible peut toujours survenir et dans ce cas, il est bon que votre étudiant puisse demander l’avis d’un collègue. Choisissez de préférence une personne facilement accessible et parfaitement au courant de votre travail ou qui connaît très bien l’entreprise. Ainsi, vous êtes certain que les problèmes éventuels aboutissent auprès de la personne adéquate.
 

5.    Ne lui confiez pas uniquement les tâches moins intéressantes

Répondre au téléphone, trier le courrier et mettre à jour les bases de données font partie du job bien sûr mais donnez également l’opportunité à l’étudiant d'assumer des tâches un peu plus stimulantes. Peut-être possède-t-il un talent précis qui pourrait vous être très utile, comme la bosse des langues pour traduire cette présentation en anglais, ou une belle plume pour mettre à jour le site Internet.
 

6.   Donnez-lui un feed-back

La pire chose qui puisse arriver à l’étudiant, c'est de débarquer dans un bureau et ensuite, d’être oublié par tout le monde. Pendant la période de transmission, passez donc régulièrement pour lui demander si tout est clair et en fin de journée, asseyez-vous ensemble afin de parcourir les tâches accomplies. Cela nécessite du temps mais vous donnez ainsi l’occasion à votre étudiant de poser des questions susceptibles par exemple de lui venir à l’esprit pendant l’exécution de certaines tâches. Vos efforts supplémentaires seront sans aucun doute récompensés.
 

7.    Mettez votre étudiant à l’aise

Si vous voulez que votre étudiant ose vous poser des questions, à vous ou à votre manager ou vos collègues, veillez à ce qu’il se sente à son aise. Faites le tour de tous les départements de l’entreprise, faites connaissance ensemble avec les personnes avec lesquelles il collaborera régulièrement et montrez-lui où vous et vos collègues allez prendre un café le matin. Un lunch avec votre étudiant et quelques autres collègues peut également aider à briser la glace et lui permettre de se sentir plus à l’aise pour poser ses questions.
 
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