9 conseils pour recevoir une réponse à vos e-mails

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Comment faire en sorte que les professionnels débordés ou importants lisent et répondent plus vite à vos e-mails ?

Comment faire sortir votre e-mail du lot ?

Que pouvez-vous faire pour que les personnes importantes et les managers débordés lisent et répondent (plus vite) à vos e-mails ? Voici quelques conseils pour avoir plus de succès.

  1. Tenez-vous-en au strict nécessaire.
    Forgez-vous une réputation de personne sachant correctement poser les bonnes questions. N’envoyez que des messages pertinents. Vous gagnerez du crédit et recevrez plus rapidement une réponse.
     
  2. Rédigez l’objet de l’e-mail de manière spécifique.
    Quiconque dispose de peu de temps ouvre d’abord les e-mails avec un intitulé pertinent. Rédigez donc un objet clair ne dépassant pas 45 caractères. Assurez-vous qu’il en dit long sur le contenu, qu’il interpelle le lecteur et - quand c’est possible - qu’il a l’air urgent.
     
  3. Soyez bref et concret.
    Limitez votre e-mail à 2-3 paragraphes concis. Allez droit au but et expliquez pourquoi vous adressez votre requête spécifiquement à ce correspondant : « En tant que CFO, vous avez une vision claire des budgets… »
     
  4. Limitez-vous à un sujet par e-mail.
    Limitez-vous toujours à une seule requête simple et claire par e-mail. Vous avez plusieurs questions ? Écrivez plusieurs e-mails.
     
  5. Montrez que vous avez fait votre part du travail.
    Ne posez jamais à quelqu’un de débordé une question à laquelle vous pouvez trouver la réponse vous-même. Montrez donc dans votre e-mail que vous avez déjà fait votre travail.
     
  6. Choisissez le bon moment.
    Vous voulez que votre e-mail soit le premier que votre correspondant voit lorsqu’il ouvre sa boîte de réception ? Envoyez donc votre message à un moment où la plupart des gens consultent leurs e-mails, comme après le dîner, vers 15 heures ou après 17 heures.
     
  7. N’oubliez jamais de remercier.
    Ne soyez pas exigeant dans votre e-mail. Au contraire, remerciez votre correspondant pour le temps qu’il vous accorde. Vous recevez une réponse ? Renvoyez alors immédiatement un e-mail de remerciement.
     
  8. Créez un lien.
    Vous ne connaissez pas ou peu la personne à qui vous écrivez ? Indiquez donc le nom de la connaissance qui vous a mis en contact ou pour qui vous cherchez les informations. Assurez-vous bien que cette personne en est informée. Ou soulignez ce que vous avez en commun : vous êtes membres de la même association, par exemple.
     
  9. Assurez le suivi des e-mails.
    Envoyez – si nécessaire ‒ un rappel. Si vous ne le faites pas, la personne à qui vous avez envoyé l’e-mail pensera que votre question n’était pas importante.

Bonne chance !

Besoin d’autres conseils pour envoyer des e-mails de manière plus efficace ? Ou pour vous assurer que votre communication écrite fait mouche ?


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