9 conseils pour recevoir une réponse à vos e-mails

Comment faire en sorte que les professionnels débordés ou importants lisent et répondent plus vite à vos e-mails ?
Comment faire sortir votre e-mail du lot ?
Que pouvez-vous faire pour que les personnes importantes et les managers débordés lisent et répondent (plus vite) à vos e-mails ? Voici quelques conseils pour avoir plus de succès.
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Tenez-vous-en au strict nécessaire.
Forgez-vous une réputation de personne sachant correctement poser les bonnes questions. N’envoyez que des messages pertinents. Vous gagnerez du crédit et recevrez plus rapidement une réponse.
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Rédigez l’objet de l’e-mail de manière spécifique.
Quiconque dispose de peu de temps ouvre d’abord les e-mails avec un intitulé pertinent. Rédigez donc un objet clair ne dépassant pas 45 caractères. Assurez-vous qu’il en dit long sur le contenu, qu’il interpelle le lecteur et - quand c’est possible - qu’il a l’air urgent.
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Soyez bref et concret.
Limitez votre e-mail à 2-3 paragraphes concis. Allez droit au but et expliquez pourquoi vous adressez votre requête spécifiquement à ce correspondant : « En tant que CFO, vous avez une vision claire des budgets… »
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Limitez-vous à un sujet par e-mail.
Limitez-vous toujours à une seule requête simple et claire par e-mail. Vous avez plusieurs questions ? Écrivez plusieurs e-mails.
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Montrez que vous avez fait votre part du travail.
Ne posez jamais à quelqu’un de débordé une question à laquelle vous pouvez trouver la réponse vous-même. Montrez donc dans votre e-mail que vous avez déjà fait votre travail.
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Choisissez le bon moment.
Vous voulez que votre e-mail soit le premier que votre correspondant voit lorsqu’il ouvre sa boîte de réception ? Envoyez donc votre message à un moment où la plupart des gens consultent leurs e-mails, comme après le dîner, vers 15 heures ou après 17 heures.
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N’oubliez jamais de remercier.
Ne soyez pas exigeant dans votre e-mail. Au contraire, remerciez votre correspondant pour le temps qu’il vous accorde. Vous recevez une réponse ? Renvoyez alors immédiatement un e-mail de remerciement.
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Créez un lien.
Vous ne connaissez pas ou peu la personne à qui vous écrivez ? Indiquez donc le nom de la connaissance qui vous a mis en contact ou pour qui vous cherchez les informations. Assurez-vous bien que cette personne en est informée. Ou soulignez ce que vous avez en commun : vous êtes membres de la même association, par exemple.
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Assurez le suivi des e-mails.
Envoyez – si nécessaire ‒ un rappel. Si vous ne le faites pas, la personne à qui vous avez envoyé l’e-mail pensera que votre question n’était pas importante.
Bonne chance !
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