Chaque réunion doit faire l’objet d'un procès-verbal

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L’ABC et l’importance des procès-verbaux

 

Qu’est-ce qu’un procès-verbal?

Les réunions font partie intégrante de la vie professionnelle. Il est bon de s’habituer à rédiger un procès-verbal écrit de chaque réunion. Le procès-verbal est signé par son rédacteur ou sa rédactrice. Pour éviter tout malentendu, si le rédacteur est présent, c'est uniquement pour le procès-verbal :  généralement, il ne possède aucun rôle actif dans la réunion et posera uniquement des questions pour garantir l’exactitude du procès-verbal.

Pourquoi rédiger des procès-verbaux?

Les comptes rendus de réunion jouent un rôle important pour les participants et les absents. Le procès-verbal est un compte rendu de tout ce qui s’est dit pendant une réunion, que les participants peuvent consulter par la suite. Pour les participants, le procès-verbal endosse les rôles suivants :

  • il fait office d’aide-mémoire ;
  • il constitue la base d’actions futures (qui va faire quoi quand) ;
  • c’est le point de départ de la réunion suivante ;
  • il permet aux absents de savoir quels sujets ont été abordés et quelles décisions ont été prises ;
  • il sert de preuve, en cas d’éventuels conflits, permettant de constater précisément les accords pris pendant une réunion.

Il est de coutume que l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente fasse l’objet d’un point à l’ordre du jour. L’assemblée évalue si le procès-verbal reflète correctement les sujets abordés. Dans la négative, une adaptation du procès-verbal peut être demandée. Si cette adaptation est acceptée par l’assemblée, le président ou l’assistant apporte les modifications dans le procès-verbal. Souvent, le président appose sa signature sous le procès-verbal modifié. Ces adaptations sont aussi appelées des arrêts. Ensuite, le procès-verbal est annexé dans le registre des procès-verbaux. La modification est aussi mentionnée dans le procès-verbal suivant.

Lisez aussi l'article "Comment rédiger des procès-verbaux?"

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