Check-list pour finaliser vos projets en cours cet automne

Check-list pour finaliser vos projets en cours cet automne Article
678

Utilisez cette check-list pour finaliser vos projets en cours et préparer ceux de l’année prochaine.

En septembre commence la période la plus chargée de l’année. Cette check-list pratique vous permettra de finaliser vos projets en cours de manière efficace, de préparer l’année prochaine et de soutenir votre manager de manière proactive.

Concertez-vous avec votre manager

Prévoyez une réunion de travail avec votre manager le plus rapidement possible – de préférence avant le début du mois de septembre. Faites la liste des choses à faire cet automne et répartissez-les par ordre de priorité. Tenez également compte des projets qui seront mis en chantier au premier trimestre de l’année prochaine. Déterminez les tâches que vous allez sous-traiter ou déléguer et celles qui peuvent attendre. Rédigez un planning en béton et consacrez chaque jour du temps aux projets qui doivent être terminés pour le 31 décembre.

Vœux et cadeaux

Occupez-vous – idéalement avant la fin septembre – des cadeaux de fin d’année et des cartes de vœux. Dressez la liste des relations d’affaires à qui vous souhaitez envoyer un cadeau, demandez un budget à votre manager et commandez les cadeaux. Préparez également vos vœux de Nouvel An. Vous les envoyez volontairement par e-mail ? Expliquez pourquoi. Vous optez pour une version papier ? Demandez à un graphiste de faire la mise en page et prévoyez l’impression pour la mi-octobre. Prenez chaque jour 10 minutes pour mettre à jour les coordonnées des destinataires.

Calendrier 2019

Établissez le calendrier 2019. Insérez-y par exemple les activités marketing et les évènements de l’année prochaine : une foire, une journée portes ouvertes, une campagne par e-mail, le lancement d’un produit, mais aussi les voyages d’affaires de votre manager ou une formation de groupe. Créez votre calendrier dans Excel ou dans Visio, rédigez un planning pour chaque activité et reprenez-le dans votre agenda.

Planning des évènements du premier trimestre 

Vous organisez la fête du Nouvel An au bureau ? Ou vous préparez un salon qui aura lieu au premier trimestre ? Demandez un budget à votre manager et élaborez dès maintenant une feuille de route et un rétro-planning.

Clôture de l’année et budgets

L’exercice fiscal coïncide avec l’année civile ? Vous avez alors – surtout en tant qu’assistant dans une petite entreprise, au département vente ou financier – beaucoup de choses à régler avant le 31 décembre. Rassemblez et classez sans plus attendre tous les documents dont le comptable a besoin et les informations sur lesquelles votre manager peut se baser pour les budgets de l’année prochaine.

·       Préparez la comptabilité.
Tous les achats et toutes les ventes de cette année doivent également être portés en compte cette année. Demandez au comptable ou à votre manager pour quand au plus tard il/elle a besoin de toutes les factures (par ex. pour le 1er décembre). Encouragez vos collègues à vous communiquer toutes les informations concernant les commandes et les produits ou services fournis. Exhortez les fournisseurs à envoyer leurs dernières factures à temps. Et rassemblez toutes les factures internes entre les départements et les notes de frais de vos collègues.

·       Proposez des mesures d’économie.
Passez vos fournisseurs actuels au crible : service de livraison, fournitures de bureau… Examinez tous les tarifs convenus. Vous pensez qu’il est possible de trouver moins cher ailleurs ? Comparez le rapport qualité/prix de fournisseurs similaires et soumettez votre rapport à votre manager.

·       Préparez le budget.
Faites la liste des frais et/ou des recettes de votre département, dressez un aperçu des revenus et/ou des dépenses de l’année prochaine et consacrez chaque jour un peu de temps à l’inventaire du matériel au sein de votre département. Vous assisterez ainsi votre manager de manière proactive et l’aiderez à faire des prévisions correctes.

·       Contrats arrivant à échéance.
Votre entreprise souhaite changer de fournisseur ICT ou de fournisseur d’électricité ? Dans ce cas, vérifiez quand les contrats en question prennent fin et quels sont les délais de préavis. Vous éviterez de la sorte qu’ils soient prolongés tacitement. Utilisez pour ce faire notre modèle.

·       Subsides.
De quels subsides votre entreprise a-t-elle bénéficié et lesquels vous seront encore utiles l’année prochaine ? Regardez quand la demande doit être introduite et occupez-vous du travail préparatoire.

Bonne chance !

 

Votre commentaire

Connectez-vous afin d'ajouter un commentaire

Adresse e-mail non vérifiée

Pas encore membre ? Créez votre profil

Commentaires récents