Cinq étapes à suivre pour une meilleure numérisation

Cinq étapes à suivre pour une meilleure numérisation Article
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La numérisation peut aider considérablement votre organisation. Vous pouvez jouer un rôle essentiel à cet égard. Le plan par étapes ci-dessous vous mettra sur la voie d’un travail d’amélioration numérique.

Etape 1 : prise de conscience de votre rôle clé

Vous êtes une figure clé et depuis votre position stratégique, vous avez une vue d’ensemble sur les besoins de la direction, des collaborateurs, des partenaires et des clients. Un travail d’amélioration numérique n’est jamais un but en soi mais un moyen d’aboutir à une meilleure prestation de services, à l’innovation et à la réduction des coûts, grâce à une plus grande efficacité et à une diminution des erreurs. Vos conseils en matière de numérisation sont extrêmement précieux. Que pouvez-vous faire afin d’optimiser les processus et systèmes ?

Etape 2 : dressez la liste de vos souhaits

Quels processus de travail numériques permettent d’optimiser les processus de travail internes ? Demandez à vos collègues d’y réfléchir. Ne discutez pas uniquement avec les collaborateurs mais aussi avec la direction de l’entreprise. Vérifiez également auprès d’autres assistants comment ils abordent les choses de manière constructive.

Et quelle automatisation peut améliorer l’entente avec les parties externes (clients, fournisseurs et partenaires tels que les comptables par exemple). A ce niveau-là aussi, vous pouvez apprendre beaucoup de choses à l’aide d’une enquête ou d’entretiens personnels.

Etape 3 : inventaire des fonctionnalités et problèmes existants

Remettez les systèmes actuels en question. Ont-ils encore du sens et sont-ils toujours utiles ? La numérisation est souvent une bonne chose mais parfois, il vaut mieux laisser les choses telles qu’elles sont.

Certains processus, systèmes ou structures peuvent-ils être abandonnés ? Nous perdons parfois beaucoup de temps en maintenant des habitudes peu pertinentes en l’état, comme par exemple des bilans mensuels ou des procès-verbaux détaillés que personne ne lit.

Etape 4 : posez-vous les questions suivantes

Que souhaitez-vous atteindre grâce au travail numérique ? Qui sont les utilisateurs finaux ? La plupart des réponses se trouvent dans l’analyse de ces questions.

Vos systèmes sont-ils indépendants du lieu ? L’avenir réside dans la co-création et la collaboration à distance, où et quand vous le voulez, avec les fichiers adéquats sans cesse à portée de main. Vos systèmes fonctionnent sur des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des tablettes et des Smartphones ? Les données peuvent-elles être partagées de manière conviviale ?

Avez-vous conclu des accords en matière de protection des données, de gestion des données confidentielles et de l’archivage des documents ? Que se passe-t-il par exemple lorsque le fournisseur de logiciel met fin à ses activités ? Qui est propriétaire des données ?

Etape 5 : au travail !

La numérisation est une question de traitement, de stockage et de partage. Laissez-vous bien conseiller lors de l’achat d’un nouveau logiciel. Faites appel, au besoin, à l’aide d’experts.

Veillez à connaître personnellement les systèmes de A à Z. Il y a de grandes chances qu’un département ICT vienne faire l’installation, mais ils n’ont pas de réponses à vos questions de contenu. Vous savez aussi mieux que quiconque pourquoi les systèmes sont adaptés et chaque utilisateur peut contribuer à une méthode de travail efficace.

Avez-vous d’autres conseils et astuces à ce sujet ? Partagez-les avec nous !

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