Comment éviter les retardataires en réunion ?

Comment éviter les retardataires en réunion ? Article
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Vous aurez beau faire des efforts dans la préparation de votre réunion, il y aura toujours des retardataires qui vous gâcheront le plaisir.

Vous aurez beau faire des efforts dans la préparation de votre réunion afin que votre présentation se passe bien, qu’elle commence et se termine à l’heure (jusqu’à désigner un assistant pour gérer le temps), il y aura toujours des retardataires qui vous gâcheront le plaisir. Panne de réveil, la voiture qui est tombée en panne, les embouteillages qui ont fait rage, le GPS qui s’est trompé, la salle de réunion introuvable… Comment les sensibiliser à la ponctualité et au respect vis-à-vis des autres (qui sont arrivés à l’heure) ? Étant donné que le retard finit par devenir une habitude chez certains, voici nos conseils pour éviter les retardataires en réunion.

Choisissez une heure optimale pour commencer la réunion

Pour éviter des retards potentiels, choisissez une heure optimale pour démarrer la réunion. D’éventuelles difficultés de transport (grève de la SNCB, manifestations, panne du métro) peuvent aussi interférer à votre programme si vous commencez trop tôt.

À une heure idéale, tout participant aura le temps de bien se préparer pour être non seulement en forme, mais également afin de dégager de la motivation et de l’enthousiasme pendant la réunion. Frais et bien réveillés, ils pourront vous exposer de fraîches idées créatives, ce qui n’en sera que bénéfique pour le bon fonctionnement de votre groupe ou société.

Dans la matinée, en fonction de vos horaires, il est conseillé de commencer une réunion aux alentours de 9 h 30. Tandis qu’en début d’après-midi, 14 h est un créneau parfait.

Consultez les participants en privé

Certains retardataires rencontrent des problèmes qu’ils n’ont pas forcément envie de partager avec leurs collègues. Vous êtes l’organisateur de la réunion, le manager ou le chef de projet, il est de votre devoir d’être à l’écoute de vos collaborateurs.

À la fin de la réunion, prenez un moment pour leur parler en privé afin qu’ils vous exposent leurs difficultés et les raisons de leurs retards répétitifs. Ensemble, vous pourrez trouver une solution adéquate. Gardez en tête que compréhension et fermeté sont tout à fait compatibles. Le principe n’est pas d’accepter les retards, mais de les éviter.

Rappelez l’importance de la réunion

Il est important de rappeler systématiquement à toutes les personnes conviées que chaque partie d’une réunion est cruciale pour le bon fonctionnement du groupe ou de l’entreprise. Chaque détail à mentionner ne devra être omis par aucune des personnes qui y assistent. C’est pour cela qu’on désigne également une personne chargée de graver ce qui est dit, noir sur blanc : le fameux compte-rendu de réunion.

Les retardataires doivent comprendre que tout retard a des conséquences sur le bon déroulement de la réunion et reste dommageable pour eux-mêmes. Selon Patrick Cauvin : « Être en retard est le signe d’une âme négligente, être à l’heure celui d’une âme forte ».

Une réunion est organisée pour un objectif bien précis. C’est lors d’un tel évènement que l’on prend les décisions importantes, que l’on élabore les stratégies. Vous pourrez aller plus loin en tapant du poing et en exprimant le fait que leurs arguments sur les sujets énoncés ne seront plus valides, une fois les décisions prises alors qu’ils étaient en retard. Bien dommage, alors qu’une réunion est censée être une rencontre collaborative !

Dans ce cas, ils devront jouer les suiveurs, accepter ce qui a été conclu par la majorité, même si cela ne leur convenait pas. Les retardataires seront également décalés par rapport au reste de l’assemblée. Il leur sera plus difficile de se mettre dans le contexte. Pour qu’ils se rendent compte des impacts des quelques minutes qu’ils ont ratées, gardez-vous de réexpliquer ce qui a déjà été dit.

Assignez au retardataire (potentiel) une tâche importante

Une personne n’a toujours pas compris la nécessité d’être à l’heure à la réunion ? C’est le moment de les responsabiliser en leur assignant une tâche importante pour le bon déroulement de la réunion. Grâce à ce choix, les personnes désignées se sentiront davantage concernées par l’évènement.

La recherche de la salle de réunion

C’est une mission primordiale. En définissant vos besoins, la personne devra trouver le lieu adéquat pouvant accueillir le nombre de participants prévus. Attention, pensez à indiquer le budget ou du moins une fourchette de prix pour éviter toute perte de temps et tout malentendu.

La logistique

Si vous préférez y aller en douceur, vous pourriez uniquement déléguer la mise en place du matériel. Listez les équipements nécessaires : rétroprojecteur, connexion internet, visioconférence, sonorisation, etc. Sans oublier les petits plus : bouteilles d’eau, petits canapés, cocktail, etc.

Le compte-rendu

En tant que responsable du compte-rendu de réunion, il sera du devoir de la personne choisie d’être attentive du début à la fin de la réunion. Son rôle sera de noter le tout dans un procès-verbal qui sera lu par tous les autres membres présents et envoyé aux absents. Conscients de l’ampleur de la tâche, leur unique option sera de faire leur maximum pour arriver à l’heure.

Comment gérer le retardataire récidiviste en réunion ?

Trois attitudes sont possibles :

Jouer la carte de la culpabilisation

Ce n’est pas ce qu’il y a de plus « gentleman », mais au bout d’un moment, la personne qui est en retard à 3 réunions de suite a besoin d’entendre que son manque de sérieux nuit véritablement à la collaboration et dérange le reste de l’équipe. Ainsi, devant toute l’assemblée, lâchez une pique habillée d’ironie envers le retardataire récidiviste (tout en restant correct). En finissant par : « Voilà, l’essentiel est dit, passons aux sujets annexes ! »

Un petit rappel sur la ponctualité, classique, mais efficace

L’idée c’est, une fois que tout le monde est là, de rappeler l’heure de début de réunion prévue. Cela résonnera dans un coin de l’esprit de tous les participants.

Jouer l’indifférence

Ignorez tout simplement le collaborateur qui arrive systématiquement en retard. Cela aura peut-être un impact sur sa fierté, et une sorte d’électrochoc.

Comment gérez-vous ce genre de situations ? Faites-nous part de votre expérience !

À PROPOS DE L'AUTEUR

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