Comment préparer un voyage d’affaires libre de tout souci ?

Comment préparer un voyage d’affaires libre de tout souci ? Article
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Vous pouvez vous assurez que votre voyage d’affaires s’effectue en souplesse. Comment? Lisez ce qui suit.

Quelques petits conseils et astuces, afin de permettre à votre patron et vos collègues de partir en voyage d’affaires sans souci:

  • Constituez un dossier «Voyage d’affaires»
    Dans ce dossier, vous collecterez tout ce dont vous avez besoin pour organiser toute sorte de voyage d’affaires, qu’il s’agisse d’une journée à Londres ou de dix jours à Tombouctou. Vous pourrez y conserver cartes, dépliants d’hôtels reconnus, informations quant aux salles de conférence, les coordonnées des compagnies de taxis, etc.
     
  • Papiers officiels
    Assurez-vous d’avoir une copie des documents de voyage, cartes d’identité, cartes de crédit de l’entreprise ou permis de conduire des personnes pour lesquelles vous devez régulièrement organiser un voyage d’affaires.Pensez au voyageur
    La personne pour qui vous organisez le voyage a-t-elle des exigences particulières ? Ou souffre-t-elle d’allergies qu’il faut impérativement prendre en compte? Ne voyage-t-elle qu’en première classe? Constituez un profil de voyage pour cette personne afin de ne perdre de vue aucune information.
     
  • Utilisez des modèles fixes
    Utiliser des modèles vous permettra de ne rien oublier. Dans ces modèles, il vous faudra impérativement prévoir un emplacement pour noter:
    - Les coordonnées personnelles de la personne partant en voyage d’affaires
    - Les informations et détails quant à la destination, les dates de départ et de retour, etc.
    - Les information quant au séjour, pensez par exemple à la location d’un véhicule, les hôtels, etc.
    - Gardez le contact
     
  • Maintenez vos contacts!
    Assurez-vous ainsi de conserver une relation cordiale avec les agences de voyage, et n’hésitez pas à convenir parfois d’arrangements avec ces dernières. Ainsi, en cas de problème, elles seront ravies de pouvoir vous rendre service (l’un des avantages des réseaux !)
     
  • Planifiez dans les moindres détails
    Assurez un plan de voyage, et utilisez-le également lors de l’organisation et des réservations. Ainsi, vous n’oublierez rien. Vous pouvez ainsi collecter toutes les informations utiles, et les communiquer ensuite à la personne qui part en voyage d’affaires.
     
  • Tenez-vous informé(e) des horaires
    Assurez-vous de toujours avoir une copie des fuseaux horaires et du climat local, pour en informer convenablement le voyageur.
     
  • Informez-vous des possibilités
    Dans le cas où la personne concernée part à l’étranger en séminaire, n’oubliez pas de lui proposer un paquet total, concernant les événements importants.
     
  • Demandez confirmation écrite
    N’oubliez pas de tout, vraiment tout (faire) confirmer par e-mail.  

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