Communication optimale par e-mail

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Rédaction d'e-mails comme un professionnel

L'e-mail est aujourd'hui tout à fait intégré dans les entreprises. La question est maintenant de savoir comment l'utiliser le plus correctement possible. Voici 10 conseils pour vous y aider:

1. L'e-mail est un moyen de communication rapide

Un mail vous est destiné ? Répondez-y si possible dans les 48 heures. Un e-mail est destiné à quelqu'un d'autre dans votre entreprise ? Transférez-le le plus rapidement possible au bon destinataire. Mettez l'expéditeur en Cc, afin qu'il sache que son e-mail est traité.

2. Restez neutre et sobre

Trop de mise en page ne favorise pas toujours la clarté, surtout par e-mail. De plus, tout le monde n'utilise pas le même programme de messagerie électronique, de sorte que votre e-mail n'arrivera pas toujours comme il est envoyé.

3. Mentionnez un objet explicite

Complétez toujours la ligne d'objet de manière concise mais claire. Le destinataire peut ainsi comprendre rapidement de quoi il s'agit. De plus, il est beaucoup plus facile de retrouver le bon e-mail quand cela s'avère nécessaire.

4. Préservez la vie privée de vos destinataires

Pour une longue liste de destinataires, utilisez toujours le champ Bcc. Ainsi, vous ne partagez pas toute votre liste d'adresses avec tout le monde.

5. Soyez parcimonieux avec les pièces jointes

Remplacez si possible une pièce jointe par un lien vers la version en ligne. Mentionnez également toujours dans votre e-mail quelles sont précisément les pièces jointes. Lors de l'envoi d'un e-mail, contrôlez également toujours si une pièce jointe est bien jointe à l'e-mail. Cet oubli donnerait une impression de négligence.

6. Rédigez vos e-mails avec le style adapté

Le contenu doit être concis et direct. Les fautes d'orthographe sont également inexcusables dans des e-mails. Relisez donc toujours bien ! Clôturez avec une signature claire.

7. Les e-mails professionnels sont des lettres

L'envoi d'un e-mail professionnel exige autant d'attention qu'une lettre officielle. Utilisez donc la bonne formule d’appellation, un ton formel et une mise en page sobre.

8. L'urgence est rare

Essayez de limiter l'utilisation du signal de haute importance aux cas les plus urgents. Vous garantissez ainsi qu'ils seront aussi vraiment traités comme des urgences.

9. Ne mélangez pas les sujets

Les e-mails qui traitent trop de sujets en une seule fois sont confus et les réponses sont envoyées beaucoup plus tard. Restez simple et ne mélangez que les sujets qui sont vraiment pertinents.

10. Mettez les bonnes personnes en CC

Vous pouvez utiliser le CC pour montrer clairement que votre message est adressé à différentes personnes. Cette option est également utile pour informer les personnes concernées et leur permettre de converser. Cependant, n'en abusez pas. Plus vous envoyez d'e-mails à quelqu'un, moins intensivement ils seront lus.

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