Conseils et astuces pour une réception de fin d’année sans souci

Conseils et astuces pour une réception de fin d’année sans souci Article
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Nous sommes en plein automne : il est temps de penser à la réception de fin d’année ! Mais par où commencer... ? Si c’est à vous de planifier cette fête, les conseils ci-dessous vous seront certainement utiles.

Quel est votre budget ? Pour quelle formule allez-vous opter ? Qui est invité ?

Vous organisez un simple drink dans l’entreprise, pendant les heures de travail, avec les collègues ? Ou s’agit-il d’une grande fête organisée à l’extérieur, avec des partenaires, des clients et des relations d’affaires ? Est-il question de walking dinner, de soirée dansante, de dîner chic ? Il convient avant toute chose de vérifier le budget disponible.

Faites un planning détaillé

Lorsque vous avez une vision claire de votre budget et que vous savez quelle approche choisir, vous pouvez commencer à planifier. Faites un rétro-planning et comptez à partir de la date de l’événement pour revenir en arrière jusqu’à la date d’aujourd’hui. Reprenez autant d’étapes que possible dans votre planning, par exemple le ‘save the date’, l’envoi des invitations, le choix définitif du traiteur etc. Placez votre planning à côté d’une check-list pour ne rien perdre de vue. Faites également une grille détaillée pour le jour-même, d’heure en heure, en mentionnant clairement les responsabilités de chaque personne concernée. N’oubliez pas non plus qu’il y a énormément de choses à faire après la fête, comme le nettoyage, le rangement etc. Au plus vous organisez les choses à l’avance, au mieux elle se passeront.

Vous avez besoin d’une aide extérieure ?

Maintenant que vous savez en détail ce qui vous attend, vous pouvez déterminer si l’organisation de votre réception de fin d’année risque de vous dépasser complètement. Tirez la sonnette d’alarme si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, de la part d’un collègue ou éventuellement d’un bureau d’événement professionnel.

Vous travaillez sur la base d’un thème ? Quel est le code vestimentaire ?

A présent, cela devient vraiment gai car vous pouvez définir les petits détails. Vous travaillez à partir d’un thème, de certaines couleurs, d’un code vestimentaire ? Si oui, jusqu’où allez-vous aller ? Le mieux est d’utiliser un thème identifiable et homogène, qui se retrouve dans tous les éléments de la fête : l’invitation, la décoration des tables, les serviettes etc.

Traiteur : ne laissez rien au hasard

Nous, les Belges, sommes de bons vivants. Rien n’est plus important que la nourriture et les boissons lors d’une fête. Les bulles font donc partie intégrante d’une réception de fin d’année. Si le champagne est trop cher, un délicieux cava ou un prosecco sont d’excellentes alternatives. Pensez également aux formules à la mode telles qu’un bar mobile à gin tonic, un bar à moules ou un food truck qui sert de la finger food ou des empanadas argentins.

Une petite musique de fond ou du disco tonitruant ? Du divertissement ou pas ?

La musique est essentielle. Allez-vous opter pour une douce musique de fond lounge ou l’objectif est-il de danser, éventuellement avec de la musique live ? Dans ce cas, vous pouvez demander à vos collègues de vous transmettre leur titre préféré pour danser. Ambiance assurée ! Vous pouvez en outre prévoir une chouette surprise en faisant venir un artiste ou un magicien.

Quelques aspects à ne pas oublier

Les petites choses font la différence : l’éclairage d’ambiance est indispensable pour créer une atmosphère agréable ; une belle décoration avec un centre de table adéquat pour peaufiner celle-ci. Qui fera un bref discours ? N’oubliez pas non plus de prévoir un vestiaire. Nous serons au cœur de l’hiver, tout le monde viendra avec une veste ou un manteau. Et n’oubliez pas le photographe, auquel on pense souvent trop tard. Si vous n’avez pas de budget pour celui-ci, vous pouvez alors désigner quelques personnes pour prendre des photos avec leur téléphone mobile.

Enfin, un cadeau à emporter à la maison fait toujours plaisir

Il n’y a rien de plus chouette que de rentrer à la maison avec un petit cadeau, sous la forme d’un chèque-cadeau (en ligne avec un large choix), une bouteille de champagne, une boîte de chocolat ou autre chose. Pensez bien à distribuer le paquet à la fin, sinon, tout le monde devra le tenir toute la soirée.

Avez-vous d’autres idées, suggestions ou conseils en la matière ? Partagez-les avec nous !

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