Créez un Shared Services Center en 10 étapes

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Un Shared Services Center rassemble l’expertise et accroît l’efficacité au sein des organisations. Voici comment créer votre SSC.

Un Shared Services Center rassemble l’expertise et accroît l’efficacité au sein des organisations. Voici comment créer votre SSC.

Les Shared Services Centers (SSC) voient souvent le jour lors d’un rachat ou d’une fusion. Ou lorsqu’une entreprise composée de plusieurs entités connaît une forte croissance et qu’un même travail est réalisé en double dans différentes administrations. Grâce au SSC, l’organisation et ses entreprises opérationnelles unissent leurs forces, augmentent leur efficacité et réduisent les coûts.

Le centre de services partagés offre de multiples avantages à condition que sa création soit mûrement réfléchie. Ces 10 étapes vous proposent déjà un fil conducteur.  
 
1.      Identifiez les processus communs des différentes entreprises opérationnelles et analysez lesquels peuvent être standardisés. Sur base de ceci, définissez votre stratégie et établissez un plan d’approche concret.
 
2.      Rassemblez ces processus et systèmes dans une nouvelle unité (semi-)autonome ou Shared Services Center et faites-en une entité juridique distincte.
 
3.      Prévoyez au moins six mois à un an pour le déploiement effectif de ce SSC et confiez le processus d’intégration à un chef de projet qui ne sera pas le directeur opérationnel final. Impliquez le plus de collègues possibles afin qu’ils soutiennent le projet.
 
4.      Prévoyez les personnes et les ressources adéquates dans ce SSC afin qu’il puisse apporter une valeur ajoutée et une grande qualité grâce à une expertise et une efficacité appropriées. Offrez un nouveau contrat aux experts des entreprises opérationnelles ou détachez-les dans le SSC. Si vous ne disposez pas de la bonne expertise dans votre organisation, attirez alors les talents adéquats qui répondent aux exigences du SSC. 
 
5.      Donnez au SSC l’autonomie et les ressources opérationnelles suffisantes pour mettre en place les méthodes de travail les plus qualitatives et innovantes sur le long terme.
 
6.      Fixez des accords formels et clairs entre le SSC et les entreprises opérationnelles concernant les produits et/ou services que le SSC fournira et le prix que les entreprises payeront pour ceux-ci. Rédigez par exemple un catalogue de services dans lequel sont décrits tous les services que le SSC est en mesure de fournir et évaluez cette liste chaque année en fonction des objectifs de chacun.
 
7.      Définissez une obligation de résultat claire sur la base de Service Level Agreements (SLA) et de Key Performance Indicators (KPI) dont vous ferez un suivi systématique.
 
8.      Prévoyez des réunions régulières entre les directions mais impliquez également les chefs de services et collègues dévoués dans la concertation. Tenez-vous mutuellement informés de votre vision, votre stratégie et vos objectifs, et faites des ajustements si nécessaire.
 
9.      Œuvrez à une culture d’entreprise commune en organisant suffisamment de rencontres (in)formelles et moments de communication entre tous les collègues qui aspirent conjointement à un objectif dépassant le niveau de l’entreprise. Concentrez-vous sur les avantages de cette méthode de travail et communiquez ouvertement et régulièrement à l’aide, par exemple, d’une newsletter.
 
10.  Soyez déterminé, même en cas de difficulté. Tout changement s’accompagne de petits échecs ou de moments de doute. Gardez toujours la mission à l’esprit et continuez de croire aux avantages du SSC. Fêtez également les succès collectifs ! Le SSC et les entreprises opérationnelles travaillent en équipe et chaque réalisation contribue au plaisir commun de travailler.
 
Le Livre Blanc « La profession d’assistant » de Bright Plus indique que les Shared Services Centers sont en plein essor. Les assistants se tournent de plus en plus souvent vers ces SSC. Avez-vous une expérience professionnelle dans un SSC ? Quels avantages pouvez-vous nous citer ?
 
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