Est-il vraiment nécessaire d’organiser une réunion ?

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Productivité oblige, les dirigeants d’entreprise sont de plus en plus réticents à organiser des réunions. Non seulement la réunion empiète sur l’emploi du temps surchargé des participants, mais en plus, elle ne porte pas toujours ses fruits.

Il faut dire qu’entre les discussions qui ne mènent nulle part et les dépenses engendrées pour l’occasion, il n’y a pas de quoi être enthousiaste. La question qui se pose alors est la suivante : doit-on encore organiser des réunions ? Certes, cet évènement a son lot d’inconvénients, mais il présente également de nombreux avantages qu’il ne faut pas oublier. (Re)découvrez-les.

Rappel sur les avantages de la réunion

La réunion est un outil de communication et de management stratégique qui répond à plusieurs finalités :

  • communiquer des informations utiles ou importantes aux personnes intéressées ;
  • obtenir des informations précieuses ;
  • développer des idées grâce au brainstorming ;
  • analyser un problème et trouver une solution adaptée ;
  • prendre une décision.

De plus, la réunion favorise le contact humain : elle améliore la cohésion au sein de l’équipe et contribue au sentiment d’appartenance des salariés. Un élément essentiel à leur engagement et leur implication dans la vie de l’entreprise.

La réunion est-elle indispensable ?

Absolument. Peu importe ce qu’on peut dire sur le sujet, il est impossible de faire l’impasse sur cet évènement d’entreprise. La réunion est nécessaire à la bonne marche de l’organisation et contribue à son développement. Seulement, elle ne doit pas devenir une routine.

Vous avez pris l’habitude de rassembler votre équipe tous les lundis matin ? À moins que cette réunion ne réponde à un objectif précis (par exemple faire le point sur l’avancement d’un projet), il est peut-être temps d’abandonner cette pratique. Car une réunion n’est efficace que si elle répond à un réel besoin.

Autrement dit, si vous rencontrez un problème qui peut être résolu par un simple coup de fil ou par échange d’emails, pas la peine de tenir une réunion.

Mais alors, pourquoi est-elle pointée du doigt ?

Pour la simple raison qu’elle n’est pas toujours profitable. Et comment le pourrait-elle lorsque certains participants se battent pour avoir la parole tandis que d’autres jouent avec leur smartphone ou somnolent dans leur coin ? De même, la réunion se révèle être une pure perte de temps lorsque l’on finit par s’éloigner du sujet...

C’est à cause de ces écueils que les dirigeants et les salariés ne sont pas « exaltés » à l’idée d’organiser et de participer à une réunion. Ils ralentissent la progression de la réunion (ce qui est très mauvais lorsque l’on considère que le temps, c’est de l’argent et surtout lorsque la salle de réunion est louée à l’heure) et influent directement sur son efficacité.

La vérité est que la qualité d’une réunion dépend de plusieurs paramètres. Si cet évènement d’entreprise est mal dirigé ou mal préparé, s’il dure trop longtemps ou s’il se déroule à un moment inopportun, il est clair que vous ne pourrez pas obtenir les résultats escomptés.

Pour quelles raisons organiser une réunion ?

Une réunion est nécessaire lorsque :

  • plusieurs personnes sont concernées par l’objet de la réunion ;
  • plusieurs personnes ont les compétences requises pour apporter leur point de vue et leur expertise ;
  • une décision ne peut être prise par une seule personne (sous peine de faire l’objet de contestations).

Combien de personnes peuvent y participer ?

D’une manière générale, il n’est pas bon de réunir trop de personnes en même temps, car plus il y a de participants, plus on perd en efficacité. Néanmoins, le nombre de participants peut être plus ou moins important, en fonction du type de réunion :

  • pour une réunion de décision, ne conviez que les décideurs finaux. Ici, il n’est plus question de peser le pour et le contre des différentes options qui s’offrent à vous. Il s’agit de faire un choix ;
  • pour une réunion de brainstorming, vous pouvez appliquer la règle des deux pizzas de Jeff Bezos, le fondateur d’Amazon : si deux pizzas ne suffisent pas à nourrir tous les participants à votre réunion, c’est qu’il y en a trop.

En revanche, pour une réunion de communication, il n’y a pas de limites. Ce qui compte dans ce cas de figure, c’est qu’il y ait suffisamment d’espace pour accueillir tous les participants (cela va de soi), que le lieu soit agréable et qu’il réponde aux normes de sécurité.

Tous les critères sont réunis : que faut-il faire ?

L’organisateur de la réunion doit planifier l’évènement et effectuer les démarches suivantes :

  • définir clairement le thème et l’objectif de la réunion ;
  • déterminer le profil et le nombre des participants ;
  • envoyer les invitations avec la date, l’heure et le lieu de la réunion : l’envoi des invitations se fait quelques jours avant le jour J (pour une réunion en interne) ou quelques semaines à l’avance (pour une réunion où vous conviez des personnes externes à l’entreprise, par exemple les fournisseurs, les partenaires ou les clients) ;
  • dresser un plan précis avec les points à aborder
  • établir un planning avec des horaires précis (heures de début et fin, de la pause-café) ;
  • au besoin, préparer les supports visuels.

Mais avant toute chose, vous devez vous demander si vous disposez d’un budget suffisant. Si les coûts relatifs à la tenue de votre réunion sont trop élevés, vous devez envisager une autre alternative plus simple et plus rentable.

Vous pouvez par exemple organiser la réunion dans les locaux de votre entreprise si vous disposez d’une salle suffisamment grande pour accueillir tous les participants. Ou bien vous pouvez organiser une vidéoconférence au lieu de vous déplacer dans une autre ville ou un autre pays.

Quelques mots sur la réunion à distance

Cette forme de réunion présente un réel avantage en termes de temps et de coût, mais elle nécessite une excellente connexion Internet ainsi que l’utilisation d’un logiciel ou d’un système de vidéoconférence performant.

Un dernier conseil

Pour réussir votre réunion et éviter les problèmes liés à son déroulement, n’oubliez pas de désigner un leader. Ce dernier s’assurera que tous les invités participent à la discussion et que le temps de parole est équitablement distribué. C’est également lui qui tranchera au moment venu.

Source : Bird Office

À PROPOS DE L'AUTEUR

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