Gérez efficacement vos contacts dans Outlook via Excel

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Votre carnet d’adresses Outlook est un outil précieux pour conserver vos contacts, à condition qu'il soit à jour et en ordre. Découvrez ci-dessous comment travailler efficacement.

Votre carnet d’adresses Outlook est un outil précieux pour conserver vos contacts, à condition qu'il soit à jour et en ordre. Découvrez ci-dessous comment travailler efficacement.
 
Dans Outlook, vous pouvez créer des aperçus utiles pour vos contacts (Business Card view, par exemple), mais vous n’avez pas toujours la vue d’ensemble la plus pratique pour gérer tous vos contacts.
 
Par exemple, vous ne voyez pas bien s'il y a des doublons dans votre fichier ou vous voulez parfois effectuer une action pour tous vos contacts, comme attribuer un intitulé à tout le monde. Vous pouvez accomplir ces actions de la manière la plus efficace en exportant vos contacts vers Excel et en les réimportant à nouveau par la suite. Voici comment faire :
 
Dans Outlook, allez dans File / Fichier. A gauche de votre écran s’ouvre un menu dans lequel vous pouvez sélectionner Open & Export / Ouvrir & exporter. Cliquez sur Import/Export pour importer et exporter des données.
1.png
 
Cet Assistant vous donne une liste de possibilités. Sélectionnez Export to a file / Exporter vers un fichier :
 
2.png
 
Sur l’écran suivant, choisissez le type de fichier souhaité. Cochez Comma Separated Values / Valeurs séparées par une virgule ou CSV. Confirmez votre choix en cliquant sur suivant.
 
Sélectionnez les contacts de votre boîte de réception et suivez les étapes afin de terminer l’exportation.
Vous avez à présent exporté tous les contacts dans un fichier Excel. Définissez l’emplacement où vous voulez l’enregistrer et donnez-lui un nom sans équivoque.
 
Rendez votre fichier CVS lisible dans Excel en cliquant sur Convertir sous l’onglet Data / Données. Suivez l’Assistant et sélectionnez Séparé, Onglet et Virgule.
 
Dans Excel, mieux vaut sélectionner Format As Table / Mettre sous forme de tableau pour pouvoir filtrer efficacement vos données.
 
Vous obtenez alors un ruban supplémentaire Table Tools / Outils de tableau avec lequel vous pouvez, par exemple, supprimer des doublons de votre liste et optimiser vos contacts comme vous le souhaitez.
Lorsque vous avez nettoyé les contacts de votre liste Excel, vous pouvez à nouveau les importer dans Outlook. Vous aurez ainsi une vision bien plus claire sur vos contacts et pourrez également travailler bien plus vite et plus efficacement !
 
 

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