Gérez votre budget voyages d’affaires

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Le coût des voyages d’affaires ne cessent de croître.

C’est pourquoi il est important d’adopter une politique claire par rapport aux voyages d’affaires.

Ci-dessous, nous vous proposons quelques pistes pour maîtriser votre budget voyages d’affaires.

Définir des règles

Il faut pour cela créer un groupe de travail dont le rôle sera de déterminer le niveau de dépenses autorisé. Les règles à définir portent sur le choix des transports, la durée du voyage, le type d’hôtels et le choix du fournisseur. Le groupe de travail comptera de préférence un chef de projet, un membre de la direction générale, le responsable des achats ou le directeur financier, ainsi que le manager RH et un salarié concerné par les voyages d’affaires.

Opter de préférence pour une seule agence

En faisant appel à une agence de voyages, vous gagnez un temps précieux. En effet, l’agence recherche les meilleurs tarifs et peut vous aider à gérer les accords avec certaines compagnies aériennes. De plus, elle coordonne toutes les réservations si vous le désirez. En collaborant toujours avec la même agence, celle-ci pourra mieux vous conseiller et jouer son rôle de consultant de manière optimale puisque qu’elle connaîtra par cœur vos desideratas.

Plusieurs compagnies aériennes

En dépit d’accords négociés avec une compagnie aérienne, il peut arriver que les compagnies concurrentes pratiquent des prix bien plus bas. Comme il s’agit du poste de dépenses le plus important, veillez à limiter votre dépendance à l’égard d’une compagnie particulière.

L’hôtellerie

Avec la restauration, l’hôtellerie représente 20 à 25% de votre budget voyages. Pour faire le meilleur choix, il est essentiel de bien se renseigner sur l’hôtel, la qualité des services, la localisation et les facilités offertes. En contrepartie, il faut préciser à l’hôtelier les installations et services que l’entreprise souhaite afin de recevoir l’offre correspondant le mieux à vos attentes.

Des moyens de paiement adaptés

Afin d’éviter que le voyageur n’ait trop d’argent sur lui, il est souhaitable de lui remettre une carte de paiement individuelle. Il s’agit également d’un très bon outil de gestion qui vous donne un rapport précis des dépenses.

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