Gestion de projet : comment veiller à ne pas dépasser votre budget ?

Gestion de projet : comment veiller à ne pas dépasser votre budget ? Article
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La gestion de projet et du budget font partie de vos tâches au travail ? Voici comment faire de votre projet une réussite sans dépasser votre budget.

La gestion de projet et du budget font partie de vos tâches au travail ? Dans ce cas, inutile de vous dire qu’il n’est pas toujours facile de respecter votre budget. Des frais inattendus, des fournisseurs qui travaillent en régie, une augmentation subite des prix… tout ceci peut faire en sorte que le décompte final soit finalement supérieur à ce qui était prévu initialement. Ces conseils vous aident à faire de votre projet un succès sans dépasser le budget prévu initialement. 

 

Faites une estimation réaliste

A nouveau, c’est plus facile à dire qu’à faire, surtout si vous devez commencer à partir de rien. Heureusement, dans la plupart des cas, vous avez une base sur laquelle vous appuyer, comme une estimation budgétaire pour un projet similaire par exemple. Attention toutefois à ne pas reprendre les montants aveuglément. Même si vous travaillez avec les mêmes fournisseurs, les prix peuvent en effet changer. 

 

Tenez donc bien compte

  • Des hausses ou indexations des prix. Certains fournisseurs indexent de temps en temps leurs tarifs à l’aide d’un pourcentage fixe, d’autres partenaires ont peut-être appliqué un tarif spécial la fois précédente en vertu d’un accord (d’échange) spécifique, ou ont une autre raison justifiant une hausse du tarif cette fois-ci.
  • Des circonstances imprévues : il vaut toujours mieux surestimer un peu vos coûts que l’inverse. En particulier lorsqu’il s’agit d’un gros projet pour lequel vous recourez à différents fournisseurs, les risques de dépenses imprévues sont plus élevés. Des imprimés plus chers qu’escompté au service de taxi auquel vous devez faire appel en dernière minute : soyez préparé…
  • Des principaux postes de dépense. Demandez des devis pour les frais qui pèseront le plus lourd et essayez éventuellement d’obtenir une réduction en fonction du volume. Veillez également à ce que vos fournisseurs décrivent le plus précisément possible les services et produits demandés. Cela vous permettra d’éviter les mauvaises surprises.

 

Consignez les frais réels dans un aperçu pratique

Une fois votre budget établi, il convient de consigner minutieusement tous les frais et factures dans un aperçu pratique. Ne reportez pas trop cette étape à plus tard, mais prévoyez un moment fixe, toutes les deux semaines par exemple, pour mettre votre budget à jour. Vous disposez ainsi à tout moment d’une vue sur l’état des coûts et pouvez, le cas échéant, intervenir rapidement. Un tel aperçu détaillé représente en outre la base idéale pour de futurs budgets de projet. 

 

Evitez de travailler « en régie »

Des fournisseurs et partenaires tels que des agences de publicité, des (web)designers, des consultants mais aussi certaines entreprises de construction travaillent régulièrement « en régie ». Cela signifie qu’ils facturent à leurs clients le temps qu’ils ont consacré à une mission à l’aide d’un tarif horaire précis. Par conséquent, en tant que client, vous ne savez pas toujours à quel décompte final vous pouvez vous attendre. Essayez donc de négocier un tarif de projet fixe ou convenez d’une durée maximale consacrée au projet. Si cela n’est pas possible, demandez alors une actualisation du nombre d’heures prestées à intervalles réguliers. Cela vous donne une base pour votre budget et vous permet de contrôler le temps consacré par vos fournisseurs. 

 

Respectez les échéances

La gestion du budget et la gestion du temps sont étroitement liées. Plus un projet est étendu sur la durée, plus le risque que toutes sortes de frais commencent à augmenter est élevé. Pensez entre autres au travail d’impression qui doit être adapté, aux réductions qui ne sont valables qu’un certain temps, aux tarifs qui grimpent entre-temps, aux frais d’annulation… 
Insistez sur ceux-ci auprès de vos collègues et manager et respectez autant que possible les échéances initialement prévues. 

 

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