L'e-mail peut-il remplacer la lettre ?

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Un e-mail peut être diffusé massivement, toutefois, la question de savoir s’il fait toujours foi et s’il peut remplacer la lettre est régulièrement soulevée.

L’échange de courrier électronique a supplanté la lettre classique et représente l’un des outils de communication les plus utilisés. En droit commercial aussi, les offres, les contrats et les factures sont de plus en plus souvent envoyées et acceptées par e-mail. Mais l’e-mail a-t-il une valeur probante suffisante ? Ou mieux vaut-il opter pour une lettre ? 
 

Evolution de la législation relative aux outils de communication

Le Code civil a été étendu en 2000 avec l’article 2281 qui adaptait la réglementation aux nouveaux modes de communication. Ainsi, outre l’e-mail, on a également prévu des dispositions concernant les SMS et les messages vocaux par exemple.
Depuis cette modification de la loi, une notification qui, en principe, doit être faite par écrit peut également se faire par courrier électronique ou via un autre outil de communication, à condition que l’on puisse prouver que le destinataire a effectivement reçu le message.
 

Un e-mail est considéré comme un écrit privé classique

Dans la pratique, les tribunaux acceptent généralement les e-mails comme éléments de preuve. Par conséquent, on peut s’interroger sur les aspects suivants : 
1.     la valeur probante de l’e-mail lui-même,
2.     si et quand un e-mail est jugé reçu.
S’il ne peut être prouvé qu’un e-mail a été reçu, nous parlons d’éléments de preuve « imparfaits ». L’e-mail est alors au mieux considéré comme un soupçon et/ou un début de preuve écrite, et doit être complété par d’autres éléments de preuve ou témoignages.
 
Ce qui est pratique, c’est que le rapport d’envoi et l’accusé de réception ou la confirmation de lecture d’un e-mail constituent des preuves ou des présomptions qu’un e-mail a effectivement été envoyé et reçu. Notez que la surcharge d’e-mails que cette application implique fait en sorte que celle-ci est peu utilisée. Notre conseil : utilisez des réponses aux e-mails vous permettant de confirmer l’historique de votre communication et enregistrez les principaux messages d’envoi.
 

Une signature (numérique) est-elle obligatoire ?

Le droit commercial permet la conclusion de contrats par voie électronique. Une signature originale et manuscrite n’est plus exigée, excepté si le destinataire en fait expressément la demande dans un délai raisonnable. Notre conseil : les e-mails augmentent leur force probante lorsque l'émetteur utilise une signature électronique, p. ex. via sa carte d'identité électronique.
 

Communiquer votre adresse e-mail implique l’acceptation de la communication par e-mail

Lors de la conclusion de contrats dans les échanges commerciaux, il est possible d’ajouter les adresses e-mails des parties en plus de leurs coordonnées habituelles. Notre conseil : si les deux parties indiquent expressément qu’une adresse e-mail peut être utilisée pour le courrier électronique, vous évitez toute discussion éventuelle concernant une adresse e-mail erronée ou différente.
 

La formalité d’actes juridiques spécifiques imposée par la loi

Pour des actes juridiques spécifiques, la formalité est déterminée par la loi. Vous ne pouvez y déroger ! C’est par exemple le cas pour une lettre recommandée ou un acte authentique. Si la formalité n’est pas remplie, cet acte juridique est considéré comme nul et donc non avenu. La résiliation d’un bail commercial ou la signature d’un règlement de travail … faites-le donc toujours par écrit. Notre conseil : en cas de doute sur les formalités adéquates, mieux vaut demander l’avis de votre conseiller juridique quant à la forme de communication appropriée.
 
L’e-mail a également repris tout un tas de fonctionnalités de la lettre et est extrêmement pratique à utiliser. Toutefois, les lettres se manifestent plus que jamais et sont toujours d’actualité. Découvrez dans notre rubrique de lettres types et de template un éventail d’exemples de lettres standard à des fins diverses.
 
 

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