Les obligations de fin d’année !

Les obligations de fin d’année ! Article
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Une checklist pour la meilleure période de l’année.

Les fêtes de fin d’année sont toujours attendues avec impatience. Toutefois, l’attente est trop souvent perturbée par le stress lié aux préparations de ces événements. Vous éviterez ces désagréments à l'aide d'un bon planning.  Parcourons ensemble ce à quoi vous devez veillez en tant qu'assistant.

Jours de congé internes

Planifiez les jours de congé de l'entreprise correctement et tenez les collaborateurs informés par le biais de l’intranet, du bulletin d'information interne ou des valves. Ainsi, personne ne viendra travailler alors que l’entreprise est fermée !

Jours de congé des clients et des fournisseurs

Soyez informé des disponibilités de vos clients et fournisseurs. Veillez à avoir toutes les fournitures de bureau nécessaires en stock, afin de ne pas devoir commander pendant la période toujours chargée des fêtes de fin d'année.

Cartes de vœux

Si votre entreprise a pour habitude d’envoyer des cartes de vœux à ses clients et fournisseurs, c’est en octobre qu’il convient de s’atteler à cette tâche. Assurez-vous de disposer d’une liste reprenant tous les destinataires. Si vous n’avez pas une telle liste, il est grand temps d’en composer une. Utilisez les critères suivants :

  • Nom et fonction
  • Entreprise
  • Facultatif : l’époux/l’épouse ou le (la) partenaire et les enfants

Si vous commandez vos cartes chez un imprimeur, veillez à vous y prendre bien à l’avance. Les délais de livraison peuvent parfois s’étaler sur trois semaines. Il est recommandé de vérifier au préalable la date limite à laquelle les cartes doivent être envoyées pour arriver à temps et à combien les frais d'affranchissement s'élèveront. Pour certains envois internationaux, cette échéance se situe à fin novembre !

Calendriers et agendas

Pensez à commander les calendriers muraux et autres agendas pour l’année à venir à temps. Plus vous attendez pour le faire, plus vous les recevrez tardivement.

Cadeaux de fin d’année et petites attentions

Commandez les cadeaux de fin d’année et autres petites attentions bien à l’avance. Un rien suffit pour entraîner du retard. Evaluez bien les délais de commande et de livraison afin de ne pas être confronté à des frais supplémentaires inattendus.

Tenez une liste des destinataires et du cadeau qu'ils sont censés recevoir. Elle vous sera d’un grand secours si un problème survenait.

Infrastructure

Avertissez la sécurité du bâtiment de la présence ou non de personnel, et demandez au service IT de décrire des procédures claires pour résoudre les éventuels problèmes en leur absence. Vous évitez ainsi de devoir déranger les gens pendant leurs vacances.

Planifiez !

Un bon planning vous aidera pendant des années. En effet, les préparatifs pour les fêtes de fin d’année sont toujours similaires. Prenez donc le temps d’établir un bon planning !

Tenez compte de votre agenda.

Organisez votre temps pour exécuter les différentes tâches. La période de fin d’année ne se prépare pas à la va-vite.

Récompensez-vous !

Prévoyez-vous en toute quiétude une petite excursion en récompense pour le planning fantastique de cette année ? Bravo !

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