L’importance de la gestion de l’agenda

L’importance de la gestion de l’agenda Article
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Quel est le rôle de l’assistant dans cette matière?

L’une des tâches récurrentes de l’assistant consiste à gérer l’agenda du directeur. Il/elle organise, règle et note les rendez-vous du directeur avec les personnes internes ou externes à l’entreprise. L’assistant contrôle les rendez-vous convenus et s’assure de trouver des solutions si ceux-ci ne peuvent être respectés et doivent donc être ajournés. Pour l’ensemble de ces tâches, il/elle opère de son propre chef. Flexible, l’assistant gère l’agenda de son directeur mieux que quiconque et sait précisément ce qui est envisageable et ce qui ne l’est pas.

En outre, l’assistant est responsable de la liste des tâches que le directeur ne peut oublier sous aucun prétexte. De plus, de nombreux rendez-vous apportent leur lot de travail préparatoire et de conséquences. A cet égard, l’assistant est à nouveau un acteur de premier plan. Il/elle va notamment soulager le directeur en se chargeant d’une partie considérable des préparatifs et du suivi. De cette manière, le directeur pourra se consacrer pleinement à sa tâche principale : faire tourner son business.

L’agenda de l’assistant est donc similaire à celui du directeur, mais c’est lui/elle qui s’occupe des deux. Grâce à ce travail précieux, le directeur repère en un coup d’œil l’ensemble des informations nécessaires concernant l’organisation de sa journée. Sans assistant, le directeur devrait se débrouiller seul, chose pour laquelle la plupart manque de temps. Et que se passe-t-il en cas de réunion soudaine et urgente ? L’assistant, précis et ordonné, arrive à la rescousse et déploie tous ses talents d’organisateur pour tout gérer comme il se doit.
 

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