Marche à suivre pour rédiger un rapport réussi

Marche à suivre pour rédiger un rapport réussi Article
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Vous devez rédiger un compte rendu ou un rapport annuel ? Suivez ces étapes et le résultat sera parfait.

Vous devez rédiger un compte rendu, un dossier marketing ou un rapport relatif à la sécurité et à la prévention ? Suivez ces étapes et le résultat sera parfait. 

Briefing

Prévoyez un briefing détaillé avec votre manager, faites déjà quelques recherches et préparez vos questions.

  • Déterminez l’objectif. Demandez-vous à quoi servira votre rapport : doit-il informer ou convaincre ? S’agit-il d’un rapport chiffré ou présente-t-il également la vision de l’entreprise ?
     
  • Connaissez votre lecteur. Votre rapport est-il destiné à une instance d’audit, aux actionnaires, aux clients… ? Conseil : pensez à une personne de votre groupe cible. Vous saurez ainsi si ce que vous écrivez est pertinent, clair et intéressant pour le lecteur.
     
  • Rassemblez vos sources. Adressez-vous à votre manager pour obtenir tous les documents, sites web, chiffres et contacts nécessaires. Collectez ensuite les informations dont vous avez besoin.

Mind Mapping

Pour mettre de l’ordre dans vos informations, nous vous conseillons de créer une Mind Map. Écrivez le thème principal au centre et placez les sujets associés tout autour. Pour un meilleur résultat, utilisez un programme gratuit tel que Mindmeister ou xMind.

Structurez vos idées

Commencez toujours par établir la structure de votre texte. Travaillez du haut vers le bas : titres (chapitres) – sous-titres (sections) – contenu avec des puces et des mots-clés (paragraphe par paragraphe).

La structure d’un rapport ressemble habituellement à ceci :

  • Titre et résumé (max. 250 mots). Ces derniers vous permettent d’attirer l’attention du lecteur. Dans le résumé, expliquez l’objectif du rapport, en quoi il diffère d’une publication précédente et citez déjà un résultat.
     
  • Introduction. Indiquez de quoi le rapport traite : le contexte ou la raison, la situation actuelle et le but des actions que vous décrivez.
     
  • Corps. Développez tous les points. Assurez une transition logique entre chaque paragraphe. Cherchez des graphiques pour illustrer votre texte et n’oubliez pas d’ajouter un glossaire à la fin.
     
  • Résultats. Vous pouvez mettre les résultats du dossier davantage en lumière en y consacrant tout un chapitre.
     
  • Conclusion. Dans la conclusion, répétez brièvement et clairement l’essentiel de votre rapport. Mentionnez également la situation actuelle et les actions en préparation ou les objectifs fixés et leur délai de réalisation.

Demandez l’avis des autres avant de passer à la rédaction

Vous avez la structure de votre rapport ? Soumettez-la à votre manager ou à vos collègues. Elle leur paraît logique, intéressante et complète ? Vous pouvez alors commencer à écrire l’esprit tranquille.

Isolez-vous et relisez

Éliminez tout ce qui pourrait vous perturber (e-mail et/ou téléphone par exemple). Travaillez par bloc d’une heure et demie et prenez à chaque fois une pause. Le rapport est terminé ? Laissez-le reposer au moins un jour et relisez-le ensuite à voix haute.

Bonne chance !

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