PivotTables, la base (3) : créez vous-même un PivotTable ou tableau croisé dynamique

PivotTables, la base (3) : créez vous-même un PivotTable ou tableau croisé dynamique Article
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Dans l’article PivotTables, la base (1) : qu’est-ce qu’un PivotTable ou tableau croisé dynamique ?, vous avez découvert ce qu’est un tableau croisé dynamique alors que dans PivotTables, la base (2) : quelles sont vos données sources ?, vous en avez appris davantage sur l’ensemble des données que vous voulez analyser. A présent, nous allons vraiment nous mettre au travail et vous allez pouvoir créer vous-même votre tableau croisé dynamique.

Créez votre propre tableau dynamique

Pour créer un PivotTable, sélectionnez une cellule au hasard dans votre tableau. Cliquez ensuite sur Insert / Insérer – PivotTable / Tableau croisé dynamique.

La fenêtre ci-dessous s’affiche. Sur celle-ci, vous pouvez clairement voir que notre PivotTable sera basé sur le tableau auquel nous avons donné le nom Personnel. Même si d’autres options figurent sur cet écran, cliquez simplement sur OK.

Excel crée une nouvelle feuille de calcul où un emplacement est prévu pour composer le PivotTable (A2:C20). Les champs du PivotTable s’affichent à droite ; il s’agit de tous les champs de votre tableau. Lorsque vous sélectionnez une cellule qui ne se situe pas dans la zone PivotTable, la liste contenant les champs sera masquée. Si vous cliquez à nouveau dans le PivotTable, la liste réapparaîtra.

Sachez qu’un PivotTable se compose de 4 parties : Values, Rows, Columns et Filters

1. Values / Valeurs

Le champ Values est le plus important. Il est uniquement utilisé pour faire des calculs. Pour les champs de texte, le nombre sera calculé automatiquement ; pour les champs numériques, la somme ou le nombre sera calculé(e) en fonction de la présence de cellules vides dans la colonne.

Si nous faisons glisser le champ Prénom vers cette section, nous obtenons le résultat suivant :

Vous pouvez également placer plus d’un champ dans cette section. Si nous ajoutons aussi le salaire, l’âge et le nombre d’années de service dans la section Values, nous obtenons le résultat suivant :

Par ailleurs, calculer la somme des âges ou des années de service n’a pas de sens. Ce calcul peut également être adapté. La méthode la plus simple est de cliquer droit sur le chiffre (ou sur le titre) et de sélectionner Summarize By / Synthétiser les valeurs par.

Sur cette capture d’écran, le salaire le plus élevé est calculé :

En cliquant sur le titre (cellule B3), le nom peut également être modifié :

Si nous appliquons aussi cela aux autres colonnes, nous obtenons le résultat suivant :

Lorsque vous n’avez plus besoin d’un champ, faites-le à nouveau glisser de cette section vers la liste des champs.

2. Rows / Lignes + Columns / Colonnes

Les sections Rows et Columns sont utilisées pour afficher toutes les différentes données d’un champ. Dans Rows, ces valeurs sont placées sur différentes lignes, à la verticale donc ; dans Columns, ces valeurs sont placées dans différentes colonnes, à l’horizontale donc.

Etant donné qu’il est plus facile de faire défiler à la verticale, le champ contenant le plus de valeurs différentes est placé dans la section Rows.

Dans l’exemple ci-dessous, les départements figurent dans la section Rows et le sexe dans la section Columns.

Comme vous le constatez, cela n’a pas beaucoup de sens si vous ne faites pas de calcul. Nous ajoutons donc à nouveau le prénom au Values et changeons le titre (cellule A3) en # Personnes et obtenons le PivotTable que nous avions initialement devant les yeux :

Comme pour les Values, vous pouvez du reste aussi placer plusieurs champs dans ces sections.

3. Filters / Filtres

La dernière section est utilisée pour filtrer les données. Pour l’instant, nous voyons le nombre de personnes pour chaque département et pour chaque sexe. Mais il pourrait être intéressant de voir uniquement les personnes ayant moins de 5 années de service.

Nous faisons glisser le champ # Années de service vers la section Filtre. Vous obtenez ainsi, dans la cellule B1, une liste de sélection soit vous permettant de sélectionner 1 an, soit vous pouvez sélectionner l’option Select Multiple Items pour sélectionner plusieurs années.

Si vous sélectionnez plusieurs valeurs, Excel affichera toujours la valeur Multiple Items dans cette cellule.

Attention : Si vous modifiez des données dans votre tableau, le PivotTable ne sera pas mis à jour automatiquement. Vous devez le faire vous-même en cliquant droit dans le PivotTable et ensuite, en cliquant sur l’option Refresh / Actualiser des données.

Voilà ! Grâce à ces connaissances de base en matière de PivotTables, vous allez pouvoir créer les PivotTables les plus utilisés. Bien sûr, il existe encore d’autres applications utiles, mais ces compétences de base vous permettent déjà d’expérimenter pleinement, avec l’assurance que vous ne modifierez JAMAIS des données de votre tableau à partir d’un PivotTable.

Source : Xylos 

Lisez également les articles :

PivotTables, la base (1) : qu’est-ce qu’un PivotTable ou tableau croisé dynamique ?

PivotTables, la base (2) : quelles sont vos données sources ?

À PROPOS DE L'AUTEUR

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