Que faire si vous risquez de dépasser votre budget ?

Que faire si vous risquez de dépasser votre budget ? Article
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Vous avez dressé un planning strict et établi un budget détaillé mais à un moment donné, les coûts du projet menacent malgré tout de dépasser le budget. Que pouvez-vous faire afin de remettre votre budget sur la bonne voie ? Et comment présenter la situation à votre manager ? Ces conseils vont vous y aider.

Eviter de dépasser votre budget

Tout commence par un budget fondé sur des offres détaillées pour tous les postes de coûts et une bonne planification de projet. Il est également judicieux de toujours prévoir une réserve en surestimant un peu vos coûts. Malgré cela, il peut arriver que les coûts soient plus élevés que prévu, par exemple parce que le projet nécessite plus de temps à cause d’imprévus. Dans ce cas, plusieurs possibilités s’offrent à vous.

Que pouvez-vous faire si cela se produit ?

1. Redistribuer les coûts

Si votre budget est déjà largement dépassé pour un poste de coûts précis, vous pouvez éventuellement redistribuer les coûts. Cela signifie que vous devrez faire des économies sur d’autres dépenses, par exemple en négociant un prix moins élevé avec des fournisseurs existants ou en recherchant de nouveaux fournisseurs moins chers. Cela prend du temps, tenez donc compte du fait que vous dépasserez probablement l’échéance prévue.

2. Adapter les objectifs du projet
Si vous n’avez pas le temps de rechercher des solutions moins chères, une autre possibilité consiste à renoncer à certaines dépenses. Cela a évidemment un impact sur votre projet. Supprimez par exemple des frais de restauration pour un événement et organisez un walking dinner plutôt qu’une réception, s’il s’agit de coûts pour un nouveau site Internet, vous devez peut-être envisager un concept plus simple et restreindre les fonctionnalités.

3. Demander plus de budget

S’il y a une bonne raison pour laquelle vous allez dépasser votre budget et que vous identifiez à temps les frais supplémentaires, vous pouvez alors aussi frapper à la porte de votre manager et lui demander un budget supplémentaire. Préparez bien votre discussion, gardez une mise à jour de votre budget sous la main et communiquez clairement quant à l’impact du changement de budget sur le projet.

Comment discuter de la situation avec votre manager ?

1. Tirez à temps la sonnette d’alarme

N’attendez pas que les frais soient bien trop élevés car la situation sera d’autant plus difficile à rectifier. En mettant régulièrement votre budget à jour, vous parviendrez à identifier rapidement les problèmes et à les signaler.

2. Soyez honnête et constructif

N’essayez pas de cacher des choses mais jouez cartes sur table : quelle était votre estimation de départ et comment se fait-il que les coûts soient plus élevés que prévu. Ne perdez pas non plus votre temps à désigner un coupable, mais concentrez-vous sur les solutions potentielles.

3. Mettez les différentes options sur la table

laissez pas totalement la recherche de solutions à votre manager, réfléchissez personnellement aux diverses manières de rectifier la situation. Montrez que vous gardez les rênes, même si les circonstances ne sont pas totalement de votre côté.

4. Définissez des accords clairs

Convenez avec votre manager des actions à entreprendre et discutez de la façon dont vous suivrez les choses désormais. Peut-être est-il utile d’envoyer chaque semaine une mise à jour du budget ou d’organiser une réunion pour discuter du budget. Vérifiez également ensemble si d’autres problèmes sont susceptibles de se produire et abordez la manière dont vous pouvez vous y attaquer.

Avez-vous encore d’autres conseils ? Faites-le nous savoir et réagissez ci-dessous.

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