Rédiger au mieux l’ordre du jour de votre réunion

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Tous les professionnels s’accordent à dire qu’une réunion réussie commence par un ordre du jour bien précis. En effet pour en finir avec les longues réunions qui s’apparentent à une perte de temps et à un gaspillage d’argent, il est impératif d’avoir un ordre du jour et de le respecter.

Ce plan détaillé du déroulement de la réunion informe les participants des sujets traités ainsi que des objectifs attendus. Vous préparez une réunion et vous espérez une retombée positive pour votre entreprise ? Suivez nos conseils pour bien rédiger l’ordre du jour.

L’ordre du jour, kézako ?

Commençons par le début et définissons d’abord ce qu’est un ordre du jour. Comme énoncé précédemment c’est un document qui résume en détail ce qui va être abordé durant la réunion et ceux qui vont y intervenir. Mais ce n’est pas tout, car il met également en avant ce que la direction attend des participants, en un mot les objectifs et les raisons d’être de la réunion.

Comment bien rédiger l’ordre du jour

Étant donné que l’ordre du jour est la base d’une réunion réussie, sa rédaction ne doit pas être faite à la légère.

Demander l’avis des principaux participants

Sachez que plus vous impliquez vos collaborateurs dès le début, plus ils seront enclins à assister et à participer à la réunion. Pour ce faire, vous pouvez organiser un brainstorming ou tout simplement demander leur avis par e-mail. Ils apprécieront cette attention.

Donner un titre à l’ordre du jour

De prime abord, cela paraît superflu, mais un titre qui accroche incite les participants à venir. Mettez-le en gras et en lettres capitales pour attirer l’attention et marquer son importance.

Rédiger un en-tête clair et concis

Quelle que soit la nature de la réunion (première réunion de travail, réunion commerciale, réunion du personnel…), les informations suivantes sont incontournables :

  • La date de la réunion
  • L’heure de début et de fin

Généralement, toutes les réunions ont un défaut : un horaire non respecté. Ce n’est donc pas étonnant si elles ont une si mauvaise réputation. Ainsi, quelle que soit la raison (tous les participants ne sont pas encore arrivés, problème de matériels...), veillez à ce que votre réunion commence à l’heure prévue et se termine à l’heure convenue par égard pour les participants présents (vos intervenants spéciaux peuvent avoir d’autres réunions après celle-ci).

  • Le lieu de la réunion. Si elle se déroule en dehors de vos locaux, il est utile de préciser l’adresse et d’indiquer les moyens de transport pour s’y rendre.
  • La liste des participants : noms, prénoms, leurs fonctions et leurs rôles pendant la réunion.
  • Les invités spéciaux s’il y en a : animateur, intervenants externes, etc.
  • La durée de prise de parole de chaque participant.
  • Les heures de pauses : des petites pauses fréquentes sont préférables à une seule pause de 1 heure.

Définir les objectifs

En quelques phrases claires et concises, expliquez les grandes lignes de votre réunion (inutile de vous étaler sur le sujet, car une autre rubrique détaillera les sujets qui seront abordés) et les résultats que vous en attendez. Cette rubrique est rédigée juste après l’en-tête avec un sous-titre précis (exemples : objectifs, buts...) de préférence en gras. Ainsi il ne risque pas de passer inaperçu.

Définir les thèmes abordés

Après les objectifs viennent les sujets abordés. Comme ci-dessus, mettez d’abord un sous-titre (par exemple planning en caractère gras) et énumérez chaque thème un à un en précisant les informations suivantes :

  • Le temps alloué à chaque sujet : heure de début, heure de fin, durée des questions-réponses s’il y en a. N’hésitez pas à utiliser un chronomètre, un minuteur ou un sablier pour éviter les débordements.
  • Les participants. Pour les intervenants externes, prévoyez un seul sujet par invité afin qu’ils puissent organiser au mieux leur intervention.
  • La durée de prise de parole de chaque participant pour éviter les sentiments de partialité.

Il est important de préciser que les sujets délicats et longs seront traités en premier, car l’attention de tous les participants est à son summum en début de réunion.

Définir un temps supplémentaire en fin de réunion

Prévoyez un temps plus ou moins court pour débattre des sujets qui ont été abordés ainsi que pour résumer ce qui a été dit pendant la réunion.

Quand et comment envoyer l’ordre du jour ?

Avant d’envoyer l’ordre du jour à tous les participants, vérifiez qu’il ne comporte aucune faute d’orthographe et qu’il est suffisamment compréhensible par tout le monde (pas de sigle, pas de style télégraphique...). C’est votre image aussi bien au sein de l’entreprise qu’à l’extérieur (si vous avez invité des intervenants spéciaux) qui est en jeu.

Le bon moment pour envoyer l’ordre du jour

Afin de donner à tous les participants le temps de préparer la réunion (surtout ceux qui vont faire des interventions), la loi impose de distribuer l’ordre du jour 3 jours à l’avance (en même temps que la convocation) même si ce délai comporte un jour férié ou tombe un week-end.

Pour les intervenants externes, il est conseillé de rallonger ce délai pour être sûr qu’ils seront disponibles le jour J.

Les divers moyens pour envoyer un ordre du jour

Il va sans dire qu’un simple affichage dans les locaux d’entreprise n’est pas le moyen le plus approprié pour transmettre un ordre du jour (néanmoins, vous pouvez afficher une copie de l’ordre du jour pour informer les employés qui n’y participent pas).

Pour transmettre l’ordre du jour à tous les intéressés, vous avez plusieurs options :

  • courrier interne
  • remis en main propre à chaque participant contre une signature de décharge
  • posté au domicile des participants, soit par lettre simple, soit par lettre recommandée
  • transmis par fax ou par mail à chaque intervenant.

Avez-vous d’autres astuces ? Faites part de votre expérience afin d’en faire profiter les autres membres de We Assist You !

À PROPOS DE L'AUTEUR

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