Renforcez votre image d'entreprise grâce à une signature digitale professionnelle

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Les organisations possédant une image de marque forte se profilent toujours de la même manière à l’extérieur de l’entreprise. Elles rédigent toutes les communications en adoptant le même style et créent de la sorte une marque professionnelle et identifiable. Les pratiques en matière d’e-mail en font partie intégrante ; une signature professionnelle renforce votre marque.

L’e-mail est l’un des outils de communication les plus utilisés. Une signature d’e-mail professionnelle représente plus qu’une simple carte de visite électronique et offre également la possibilité de diffuser des messages ciblés aux équipes de vente, du marketing ou des RH.

Grâce à votre signature électronique, vous pouvez par exemple attirer l’attention sur des actions commerciales, transmettre un lien vers un nouveau site Internet ou mettre l’accent sur un changement d’adresse, une modification des heures d’ouverture ou l’obtention d’un certificat précis.

Lorsque vous rédigez votre signature d’e-mail, de quels éléments vaut-il mieux tenir compte?

Uniformité : veillez à un usage cohérent de votre style. Un aspect visuel uniforme en matière de taille et type de caractères, de structure et de mise en page des e-mails de tous les collaborateurs reflètent le professionnalisme. Partez du principe que la simplicité prévaut, mais ajoutez sciemment des messages supplémentaires pertinents pour votre groupe cible.

Informations personnelles : outre votre nom complet, mentionnez également vos titre de fonction et numéro de téléphone.

Données professionnelles : indiquez le nom de la société, l'adresse du site, le numéro d’entreprise et le site Internet ou les réseaux sociaux que votre entreprise utilise.

Réseaux sociaux personnels : mentionnez uniquement vos réseaux sociaux personnels si vous les utilisez sur le plan professionnel. Inscrivez-les en toutes lettres ou à l’aide du logo Twitter, Facebook ou LinkedIn comme hyperlien.

Slogan : en mentionnant votre slogan, vous renforcez votre message et attirez l’attention sur votre produit ou service.

Logo : un logo n’est pas indispensable mais permet de vous identifier. Limitez les dimensions et ne l'ajoutez pas en tant qu'image mais plutôt en lien vers une image de votre serveur public. Derrière votre logo, ajoutez un lien vers votre site Internet.

Image : si vous souhaitez utiliser une image, faites-en sorte qu’elle soit la plus petite possible. Uploadez l’image vers le serveur et utilisez un URL absolu pour représenter l’image.

La « règle verte » : bon nombre d’entreprises clôturent leur signature d’e-mail par une requête dans la veine de « Pensez à l’environnement avant d’imprimer ce message ».

• Réalisez différentes versions pour divers groupes de contact en fonction des informations qui leur sont pertinentes.

• Utilisez également votre signature dans votre gestionnaire d’absence et mettez-la à jour sur votre Smartphone ou votre iPad par exemple.

• Utilisez une clause juridique de non-responsabilité pour les contacts qui l’exigent et faites-en sorte qu’elle soit la plus discrète possible. La grande quantité de texte d’une clause de non-responsabilité détourne du contenu de l’e-mail. Evitez la communication en dessous de l’e-mail stipulant que le message est contrôlé en matière de virus. Vous trouverez ici quelques exemples de clause de non-responsabilité.

PS. Le PS sous votre nom attire toujours l’attention. Mentionnez-y un sujet intéressant, tel qu’un nouveau produit, une offre, un salon où vous serez présent, un article récemment publié sur vos activités, etc. Ajoutez un lien de sorte que le lecteur puisse cliquer dessus.

Tout programme de courrier électronique permet d'ajouter une signature à vos e-mails. Faites-en sorte qu’elle soit identique pour tous les travailleurs afin de refléter le professionnalisme de votre entreprise. Si vous utilisez des logos, limitez-en la taille afin de ne pas surcharger votre signature d’e-mail.

Tout assistant joue un rôle d’exemple. A quoi ressemble votre signature d’e-mail ?
 

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