Six conseils en or pour gérer un budget au travail

Six conseils en or pour gérer un budget au travail Article
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Vous n’avez aucun bagage financier mais êtes néanmoins responsable de la gestion du budget ? Dans ce cas, ces conseils et outils vont certainement vous être utiles.

En tant qu’Office Assistant, Project Assistant ou Sales Assistant, vous êtes peut-être aussi la personne qui contrôle le budget. Vous devez à tout moment avoir un aperçu sur les dépenses et le montant encore disponible. Mais comment procéder de manière claire et efficace ? Nous avons rassemblé quelques conseils utiles, des modèles pratiques et des outils intelligents afin de gérer un budget de façon professionnelle.

1.   Quelles informations votre budget doit-il contenir ?


Un bon budget doit être clair et contenir tous les détails utiles pour vous et votre manager ou équipe. Ces données varient donc en fonction du type de budget que vous tenez – un budget pour les fournitures de bureau, pour un projet précis, pour le département du marketing ou des ventes – mais certains éléments sont toujours présents. Une vue d’ensemble des recettes (ou du montant que vous pouvez dépenser), des coûts, et du montant restant – ou le bénéfice – forment la base de votre budget. Prévoyez une colonne pour les estimations et une pour les dépenses et les recettes réelles. Cela vous permet d’identifier rapidement les postes de coûts imprévus et de repérer les éléments pour lesquels vous devez prévoir un budget supplémentaire ou au contraire inférieur la prochaine fois. Enfin, vous devez pouvoir donner rapidement un aperçu des coûts et des recettes à un moment précis. Conservez donc bien les dépenses pour lesquelles vous avez reçu toutes les factures et prévoyez par exemple une heure par semaine pour mettre à jour votre budget. 

2.    Coûts fixes et variables


Faites une distinction entre les coûts fixes – par exemple pour les assurances, le loyer du bureau, les abonnements à des revues etc. – et les coûts variables. Les premiers doivent réserver peu de surprise, les derniers peuvent parfois être supérieurs par rapport à ce que vous escomptiez. Cette distinction vous permet de mieux estimer la marge d’erreur et d’anticiper les coûts supplémentaires.

3.    Choisissez un aperçu pratique pour vous


Votre manager souhaite-t-il une mise à jour détaillée du budget ou est-il surtout important que le compte final soit exact ? Vous choisissez vous-même la manière dont vous établissez précisément votre budget – à l’aide d’un aperçu par mois, par trimestre, par an ou par projet. Du moment qu’il est pratique et clair, et que vous parvenez à obtenir rapidement les informations essentielles. 

4.    Utilisez un modèle existant


Excel est un excellent programme pour établir et gérer un budget simple, même si vous avez peu d’expérience en matière d’applications avancées. Les templates Excel en français de Microsoft sont axés sur la gestion personnelle du budget mais vous pouvez éventuellement aussi les adapter à un usage professionnel. Ou utilisez notre template budgétaire axé sur le business.

5.    Recourez à des outils budgétaires pratiques


Si vous avez besoin d’un programme budgétaire un peu plus avancé, vous pouvez également utiliser l’un des nombreux outils budgétaires que vous trouvez en ligne. Cela nécessite peut-être un peu plus de temps avant de les maîtriser réellement mais ils diminuent néanmoins le risque d’erreurs et offrent bien plus de possibilités. La plupart des applications professionnelles sont payantes. Discutez donc avec votre manager de l’utilité ou non d’acheter un tel outil… et tenez votre budget à l’œil.

6.    Vérifiez régulièrement avec la comptabilité

Il y a des dépenses qui peuvent échapper à votre attention, en particulier si c’est la première fois que vous établissez un budget. Vérifiez donc avec la comptabilité si vous n’avez rien oublié. Il y a peut-être des frais de restaurant ou de transport dont vous n’étiez pas au courant, ou certains abonnements qui ont été prolongés automatiquement et dont vous n’avez pas tenu compte. 

Vous avez encore des doutes ou des questions concernant la gestion du budget ? Demandez de l’aide à un collègue expérimenté en termes de chiffres et de budgets. Il y a certainement quelqu’un à la comptabilité qui est prêt à vous consacrer une petite demi-heure. 

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