Soyez professionnel dans vos e-mails

Soyez professionnel dans vos e-mails Article
0

L’e-mail est une lettre numérique.

En principe, car aujourd’hui, nous le considérons d’une tout autre manière. Il représente une façon rapide de communiquer, d'où sa tendance à être informel. Il convient cependant de garder à l’esprit que, malgré que la convivialité de l’e-mail soit l’un de ses principaux avantages, les messages mal écrits, rédigés à la va-vite ou peu réfléchis peuvent entraîner de graves conséquences dans le milieu professionnel. A l’instar des lettres professionnelles qui respectent des conventions et une certaine étiquette, les e-mails doivent répondre à des directives plus subtiles, mais tout aussi importantes.

Vous trouverez ci-dessous quelques trucs et astuces pour rédiger vos e-mails professionnels.

  • Soyez aimable dans vos échanges 
    Adoptez le même ton dans vos e-mails que dans une conversation ou une lettre ordinaire. Un changement à cet égard sera très rapidement perçu.
     
  • La taille compte
    Respectez le temps de votre destinataire et tenez compte de la capacité de stockage de son équipement informatique. Evitez à tout prix l’envoi d’e-mails de 10 MB. Idéalement, limitez la taille de vos pièces jointes à 1 MB maximum. Si vous êtes dans l’incapacité de le faire, nous vous conseillons de prévenir le destinataire ou de réduire la taille de vos fichiers en les compressant.
     
  • L’heure compte aussi !
    Veillez également à limiter vos envois d’e-mails après 22 heures, surtout maintenant que les téléphones portables permettent la lecture des e-mails. La plupart de vos messages peuvent certainement attendre jusqu’au lendemain matin. Au besoin, rassemblez-les dans un dossier « à envoyer ».
     
  • Soyez attentif à la longueur de votre e-mail, au style et aux fautes
    Rédigez votre e-mail de manière concise et surtout, relisez-le pour démasquer les fautes éventuelles ! Ecrire un e-mail est tellement rapide que la relecture avant envoi ne vous coûtera rien.
     
  • Respectez-en la confidentialité
    Ne lisez pas les e-mails qui ne vous sont pas destinés (il s’agit d’une violation du principe de confidentialité !)
     
  • Accusé de lecture
    La plupart des gens considèrent la confirmation de lecture comme envahissante. N’en faites dès lors usage que lorsque cela s’avère réellement nécessaire.

À PROPOS DE L'AUTEUR

We Assist You

We Assist You

Votre commentaire

Connectez-vous afin d'ajouter un commentaire

Adresse e-mail non vérifiée

Pas encore membre ? Créez votre profil

Commentaires récents