Supprimer les mauvaises habitudes au bureau pour améliorer votre productivité

Supprimer les mauvaises habitudes au bureau pour améliorer votre productivité Article
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Sans que nous nous en rendions compte, nos (mauvaises) habitudes nous font perdre du temps inutilement. Au bureau on ne compte plus le nombre d’addictions.

Avec le temps elles sont devenues comme une seconde nature qui, mine de rien, réduit nos concentrations et nos performances pour finir par altérer notre productivité. Les études sont formelles, si nous voulons atteindre nos objectifs, en termes de qualité et de quantité, se débarrasser de nos manies est le prix à payer. Découvrez ces mauvaises habitudes qui jouent en votre défaveur et apprenez à vous en défaire.

Ne pas faire de planning

Perdre un peu de temps pour gagner beaucoup de temps et améliorer sa productivité, c’est tout l’intérêt du planning. Auquel cas vous risquez de passer à côté de ce que vous devez réellement accomplir.

Ce qu’il faut faire : dès le vendredi après-midi, faites la liste de ce que vous devez faire pour la semaine prochaine. Cela vous permettra d’attaquer tout de suite le lundi matin. Si vous avez une réunion de prévue, programmez-la en milieu de semaine pour éviter d’être débordé dès le début de la semaine. De plus vous aurez tout le temps pour la préparer comme il se doit.

Ne pas discerner les priorités

Jongler entre deux dossiers, qui n’a jamais été tenté de passer d’un sujet à un autre pour finir plus vite et attaquer un énième dossier urgent ? Pourtant c’est scientifiquement prouvé, aucun être humain n’a la capacité de se concentrer efficacement sur deux tâches en même temps. De plus, vous serez vite surmené et cela se ressentira sur votre productivité.

Ce qu’il faut faire : faire une to-do list de la journée et accomplir les tâches une à une. L’astuce est de commencer par le plus complexe et le plus long dès l’arrivée au bureau tant que notre cerveau est encore au meilleur de ses performances, et de finir par le plus simple. Savoir que le plus dur est derrière soi motive et stimule.

Ne pas se fixer des objectifs

En d’autres termes cela signifie ne pas assigner un temps pour accomplir une tâche donnée. Pour être plus productif, il est conseillé de fixer une deadline raisonnable pour chaque tâche. Ainsi cela vous évitera de stresser et de faire un sprint. Le résultat risquerait d’être catastrophique.

Ce qu’il faut faire : sur la liste de vos tâches, ajoutez une colonne pour le temps imparti. Cela vous rassurera de savoir que vous avez encore du temps pour accomplir votre travail. Vous serez alors moins tenté de le bâcler.

Ne pas déléguer

Pour impressionner notre boss ou pour nous prouver que nous pouvons y arriver, nous avons tendance à attaquer un dossier que nous ne maîtrisons pas forcément. Bien sûr c’est bon pour notre ego et nous pouvons arriver à bout de la tâche, mais en combien de temps ?

Ce qu’il faut faire : confier ledit dossier à un collègue qui a les compétences requises. De cette manière, vous pouvez vous concentrer sur vos sujets de prédilection. Au lieu de finir un dossier en une journée, vous en avez fini trois. Ceci dit, quand bien même vous avez les qualifications qu’il faut, cela ne vous ferait pas du mal de déléguer pour finir ce que vous êtes en train de faire.

Consulter régulièrement vos mails

Savez-vous qu’il faut attendre 20 minutes avant de retrouver sa concentration après une interruption ? Si vous vous arrêtez chaque fois que votre alerte sonne, imaginez le temps que vous perdez en une journée.

Ce qu’il faut faire : fixez un temps pour consulter vos mails et vos messages, par exemple pendant la pause-déjeuner. Mettez également votre téléphone en mode silencieux ou en mode avion. Cela vous évitera d’être tenté de le consulter dès qu’il sonne.

Si le mode silencieux vous effraie, l’astuce pour discerner ce qui est important de ce qui ne l’est pas est d’avoir deux sonneries distinctes. De cette façon, vous êtes certain de ne pas interrompre inutilement votre travail.

Se perdre sur la toile

Facebook, sites de e-commerce, plateformes de réservation en ligne... Un grand nombre d’employés ont cette manie de rester scotchés devant l’écran pour leur usage personnel (44 % du temps passé selon une étude d’Olféo sur des salariés européens) sans savoir que cela affecte leurs performances (gaspillage de temps, concentration interrompue...).

Ce qu’il faut faire : concentrez-vous sur votre travail et ne surfez sur internet (pour vos fins personnelles) que pendant vos heures de pause. C’est facile à dire, mais avec le temps, cela vous paraîtra naturel et de bon sens.

Pour vous aider, il existe des logiciels comme Ommwriter ou Isolator qui vous aident à vous concentrer sur vos tâches et à ne pas vous laisser distraire par les publicités ou les réseaux sociaux.

Ne pas faire de pause

Vous pensez que les pauses sont une perte de temps et vous les limitez au maximum ? C’est une grave erreur, car votre cerveau comme votre corps a besoin de s’aérer pour recharger ses batteries.

Ce qu’il faut faire : prendre quelques minutes de pause 2 ou 3 fois par jour pour développer votre esprit créatif. Soufflez, respirez profondément, dégourdissez-vous les jambes, sortez un peu des locaux si vous le pouvez, bref ne restez pas assis devant votre écran.

Ne pas prendre de déjeuner

Combien d’employés restent dans leur bureau pendant l’heure du déjeuner parce qu’ils ont du travail en retard ? Au mieux, ils mangent vite fait un sandwich. Les études scientifiques sont unanimes, les pauses-déjeuner entre collègues sont favorables à la créativité et à l’échange d’informations.

Ce qu’il faut faire : prenez votre déjeuner avec vos collègues en dehors du bureau. La vue de la nature et d’autres personnes permettra à votre cerveau de s’oxygéner. Par ailleurs si vous bloquez sur une idée, c’est l’occasion de demander leurs conseils au lieu de rester dans votre coin à stresser pour trouver la solution. À votre retour, vous serez étonné de trouver l’inspiration.

Travailler dans le désordre

Rien de tel qu’un amas de fouillis sur le bureau pour perdre du temps. Vous risquez de passer plusieub rs minutes à chercher le moindre objet : un numéro de téléphone noté rapidement sur le coin d’une feuille, un stylo, un dossier... Avec un peu de chance, vous retrouvez ce dernier, mais froissé, subtilement dissimulé sous une tasse de café. Dans le pire des cas, il est complètement perdu.

Ce qu’il faut faire : tenez votre bureau dans un ordre constant (ceci est valable autant pour votre table que le bureau de votre ordinateur). En plus de vous éviter de perdre un temps précieux à chercher ce dont vous avez besoin, ou à lire des choses inutiles, vos yeux et votre cerveau (et dans la même foulée votre concentration) ne seront pas embrouillés. De cette manière, vous serez dans de meilleures dispositions pour travailler efficacement.

Par la même occasion, triez vos dossiers. Ceux qui ont été traités n’ont plus leur place sur votre bureau (dans votre tiroir non plus), rangez-les sur une étagère prévue à cet effet.

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