Travailler sans papier intelligemment et efficacement

Travailler sans papier intelligemment et efficacement Article
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Suivez les conseils suivants pour réduire la quantité de papier dans votre bureau et économiser un maximum de temps et d’énergie.

Un bureau sans papier en 8 étapes

Ordinateurs portables, smartphones, tablettes, etc. : nous avons tout ce qu’il faut pour travailler sans papier. Et pourtant, ce n’est pas toujours le cas, alors que travailler sans papier est plus vert, plus rapide et plus efficace. Qui plus est, cela permet de faire des économies considérables sur les dépenses de bureau : une étude révèle qu’un employé de bureau imprime en moyenne 34 feuilles par jour. Un environnement de travail sans papier est cependant à la portée de tous. Il suffit de suivre les conseils ci-dessous.

Travaillez sans papier

  • Sensibilisez les gens. Surveillez la consommation de papier par personne : contrôlez qui imprime quoi et envoyez un rapport mensuel à tous les collaborateurs en leur demandant de faire attention.
  • Réduisez le nombre d’imprimantes.
  • Demandez à votre banque et à vos fournisseurs de vous envoyer les factures, extraits et communications par e-mail. 
  • Optez pour le numérique. Convenez avec votre manager de créer, stocker et envoyer tous les nouveaux documents – y compris les documents officiels et les factures – de manière digitale. En numérisant tout, vous créerez également davantage d’automatismes et retrouverez et partagerez vos documents plus facilement.
  • Bannissez les signatures. Veillez à ce que plus aucune signature physique ne soit encore nécessaire en interne. Et envisagez de travailler avec une plateforme de signature numérique pour la validation des identités en externe. Ce type de système convertit les documents en PDF prêts à être signés à l’aide de votre carte d’identité électronique (eID) et de votre code PIN.

Réunissez-vous sans papier

Rédiger des procès-verbaux de manière numérique permet de gagner énormément de temps. Vous pouvez également les partager très facilement via SharePoint. Et pourtant, les ordinateurs portables et les tablettes ne sont pas toujours légion dans les salles de réunion. Écouter, parler et taper en même temps est en effet plus difficile que de prendre des notes en même temps. Voici quelques conseils pour y arriver :

  • Écrivez sur votre iPad. Avec le stylet Jot Script Evernote Edition pour iOS, c’est comme si vous écriviez sur du papier. La différence réside dans le fait que votre compte rendu est directement sauvegardé dans votre iPad de troisième génération, votre iPad Mini ou votre iPhone 4S. Vous avez uniquement besoin d’une application telle que GoodNotes 4, Noteshelf ou Penultimate pour faire apparaître vos notes manuscrites ou vos croquis sur votre écran et les enregistrer.
  • Partagez des documents pendant la réunion. Au lieu de les imprimer, vous pouvez partager le procès-verbal de la réunion précédente ou des présentations virtuellement – avant, après ou même pendant la réunion. Il vous suffit de demander aux participants de consulter les documents sur leur tablette ou leur smartphone. Reproduisez vos documents internes sur des carnets en ligne du style Google Docs ou Evernote.   
  • Rédigez des procès-verbaux numériques plus rapidement. Créez un document Word avant la réunion et complétez tous les éléments que vous connaissez déjà (personnes présentes, points à l’ordre du jour…). Préparez également des pages avec des tableaux pour les points d’action, les décisions, etc. Vous n’aurez ainsi qu’à passer d’un document à l’autre pour tout mettre à la bonne place directement.

Bonne chance !
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