Une absence temporaire du bureau ? 5 conseils pour un e-mail de réponse automatique en bonne et due forme

Une absence temporaire du bureau ? 5 conseils pour un e-mail de réponse automatique en bonne et due forme Article
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Les vacances ont déjà commencé pour vous et, alors que vous profitez de ces premiers moments de détente, votre messagerie électronique est probablement le cadet de vos soucis.

Les vacances ont déjà commencé pour vous et, alors que vous profitez de ces premiers moments de détente, votre messagerie électronique est probablement le cadet de vos soucis. Une certitude demeure pourtant : les e-mails continuent à arriver, même quand vous n’êtes pas là. Pensez donc à avertir l’expéditeur d’un e-mail de votre absence de manière claire et adaptée en suivant nos 5 conseils pour rédiger un e-mail de notification automatique.
 
Il n’est vraiment pas nécessaire de faire part à toutes vos relations de travail et personnes de contact de votre destination pour les vacances. En revanche, il est important de leur communiquer le nom de la personne à contacter en votre absence. Évitez les notifications qui soulèvent plus de questions qu’elles n’apportent de réponses. En voici quelques exemples :
  • Je suis absent(e). Pour toute urgence, veuillez contacter le secrétariat.
  • Je suis absent(e) jusqu’au 15 octobre. En cas d’urgence, veuillez contacter un de mes collègues.
  • Je ne suis pas là les 14 et 15 juin.
 
Vous y reconnaissez le genre de réponse automatique que vous utilisez ? Ou celle de votre responsable ou de vos collègues ? Faites alors preuve d’un esprit critique. Il est important qu’une notification soit cordiale et non expéditive. L’expéditeur doit, par exemple, savoir à qui il peut s’adresser pour toute question.
 

Conseil n°1 : indiquez quand vous serez de retour

Informez l’expéditeur d’un e-mail de votre date de votre retour. Il préfère peut-être vous poser sa question directement. Il peut alors choisir d’attendre votre retour ou non.
 

Conseil n°2 : indiquez la raison de votre absence

Expliquez en quelques mots pourquoi vous êtes absent(e) : arrêt maladie, vacances ou congé de maternité. Il est parfois intéressant pour une personne que vous connaissez de le savoir. Vous suivez une formation de deux jours ? Indiquez-le ! Celle-ci peut se présenter comme un avantage pour votre relation (un client par exemple) en raison des enseignements que vous pouvez en tirer.
 

Conseil n°3 : indiquez à l’expéditeur qui contacter en cas de besoin

À qui l’expéditeur d’un e-mail peut-il s’adresser pendant votre absence ? Désignez une personne de contact en indiquant ses nom et prénom ainsi que son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Vous facilitez alors la mise en relation.

 

Conseil n°4 : indiquez si vos e-mails sont lus

Vous consultez régulièrement votre messagerie électronique pendant votre absence ? Ou pas du tout ? Une autre personne lit les e-mails que vous recevez au cours de cette période ? Indiquez-le. L’expéditeur d’un e-mail peut alors décider s’il veut contacter votre collègue ou non.
 

Conseil n°5 : informez vos clients à l’étranger

Vous recevez régulièrement des e-mails de clients basés à l’étranger ? Ne vous contentez donc pas de rédiger votre notification d’absence en français mais faites-le aussi dans les autres langues pertinentes. Makes sense, doesn’t it ?
 
Votre notification automatique répond à tous ces critères ? Vous pouvez alors partir en vacances l’esprit léger ! Bon voyage...

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