Une fonction à la loupe : Personal / Executive Assistant

Une fonction à la loupe : Personal / Executive Assistant Article
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Le Personal / Executive Assistant est le bras droit de son manager. Il évolue au sommet de l’organisation et travaille de manière autonome, proactive et exerce souvent une fonction dirigeante. Avec un salaire moyen de 2.950 €, l’Assistant est disponible à 100% et occupe une position clé au sein de l’organisation.

Titre de fonction

Personal / Executive Assistant

Description de fonction

Le Personal / Executive Assistant est le sparring-partner stratégique de son Manager. Une figure clé indispensable au sein de l’entreprise. Il est son premier interlocuteur et le remplace en cas d’absence. Hautement qualifié et disposant d’une solide expérience et d’une grande maturité, il occupe le devant de la scène.

Place au sein du département et de l’organisation

Le Personal / Executive Assistant travaille en tandem avec son Manager et est en contact permanent avec les autres départements de l’entreprise. Il assume ainsi ses propres projets en collaboration avec : les RH, le marketing, la communication, le service facility, la production, le service ventes, la logistique, le service juridique...

Employeurs typiques

Tant des entreprises commerciales que des organismes publics emploient des Personal / Executive Assistants. Celui ou celle que l’on appelait autrefois ‘secrétaire de direction’ facilite le travail de son manager, réfléchit avec lui et le conseille. Plus le rang du Manager pour lequel l’Assistant travaille est élevé, plus ses responsabilités sont étendues.

Domaines de responsabilité

  • Premier interlocuteur de son manager et relais à l’égard de diverses parties prenantes ;
  • Préparation du contenu des projets et des notes d’orientation ;
  • Tâches de secrétariat classiques telles que l’administration, la gestion de l’agenda, la correspondance, la communication, les présentations et les procès-verbaux ;
  • Planification et organisation de réunions, d’événements, de voyages, de séminaires, d’incentives ;
  • Sparring-partner, co-manager et back-up de son manager ;
  • A la fois chef de projet et dirigeant dans des domaines spécifiques.

Formation

  • Bachelier professionnel en Office Management/Secrétariat de direction (Management Assistant, Traducteur/Interprète d’entreprise, Gestion d’événement et de projet) / Gestion d’entreprise / Gestion de la communication ;
  • Master en Linguistique Appliquée (Traducteur, Interprète ou Communication multilingue) / Master en Communication (d’entreprise).

Compétences

Soft skills

  • Organisateur à l’esprit analytique, méthodique et axé sur la résolution de problèmes, doté d’un esprit positif ;
  • Grand intérêt pour les thèmes économiques et sociaux ;
  • Excellent communicateur : tant à l’écrit qu’à l’oral, communication verbale et non verbale ;
  • Sens de la discrétion, de l’empathie et de la diplomatie ;
  • Professionnel dynamique, assertif et mature, capable également de stimuler les autres ;
  • Compréhension stratégique des processus d’entreprise comme fondement pour identifier les processus d’amélioration ;
  • Collaborateur polyvalent, résistant au stress et flexible, qui parvient à faire la distinction entre ce qui est prioritaire et ce qui est secondaire.

Hard skills

  • Connaissances linguistiques : multilingue (minimum FR / NL / EN) possédant d’excellentes aptitudes rédactionnelles ;
  • Compétences en matière de nouvelles techniques de présentation et d’évolutions technologiques (applications cloud, applications mobiles, CMS, outils pour la rédaction des procès-verbaux ou pour les vidéoconférences...) ;
  • Excellentes connaissances informatiques en MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Défis

Un Personal / Executive Assistant endosse une position de confiance. Il travaille en tandem avec son manager, mais porte également la responsabilité finale de ses propres projets. Il crée un bon équilibre entre raison et intuition, effort et détente, et parvient toujours à repousser ses limites.

Attentes salariales

Le salaire d’un Personnel / Executive Assistant débute aux environs de 2.000 € et atteint à peu près 3.900 € après 10 ans. Outre le salaire, le package salarial comprend également des avantages extralégaux tels qu’une voiture de société, un Smartphone, un ordinateur portable ou d’autres appareils mobiles, des chèques-repas et des écochèques, une assurance groupe et hospitalisation.

Opportunités de promotion

Un grand nombre de Personal / Executive Assistants, près de 42%, progressent au sein de l’entreprise. Ils évoluent parallèlement à leur manager, à la taille de l’entreprise ou accèdent à une autre fonction. Leur vaste connaissance de l’entreprise leur offre un tremplin idéal vers le niveau suivant (management).

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